Menggunakan Teknologi Informasi dalam Menjalankan Perdagangan Elektronik (E-Commerce) Part 6

6.1 PERDAGANGAN ELEKTRONIK

Beberapa orang mendefinisikan perdagangan elektronik (yang disebut juga e-commerce) dengan sangat sempit. Definisi sempit yang Orang-orang ini akan menyebutnya sebagai transaksi bisnis elektronik. Dengan pandangan ini istilah bisnis elektronik dan perdagangan elektronik akan sama. Banyak operasi perusahaan adalah internal dilaksanakan di dalam batas perusahaan oleh bidang bisnis keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi, pemasaran, dan lain-lain. Dalam definisi luas kita ini, suatu transaksi bisnis yang menggunakan akses jaringan sistem berbasis komputer dan antarmuka (interface) sebuah browser. Web akan memenuhi persyaratan sebagai perdagangan elektronik (e-commerce).  

          

E-Commerce di Luar Batas Perusahaan

Akan bermanfaat jika kita membedakan 2 jenis e-commerce yang terjadi dengan entitas di luar batas perusahaan. E-Commerce bisnis-ke-konsumen (busibess-to-consumer -B2C) mengacu pada transaksi-transaksi yang terjadi antara sebuah bisnis dan konsumen akhir produk, e-commerce bisnis-ke-bisnis (business-to-business-B2B) mengacu pada transaksi antarbisnis dimana tidak ada pihak yang menjadi konsumen akhir. Sebagai contoh, dalam rantai distribusi dari produsen ke distributor ke toko eceran ke konsumen seluruh transaksi dari satu entitas ke entitas yang lain adalah B2B sampai transaksi terjadi antara toko eceran dengan konsumen yaitu merupakan transaksi B2C.

            Transaksi B2B melibatkan jumlah orang yang relatif sedikit, biasanya mereka berada di dalam kelompok layanan informasi dari perusahaan yang terpengaruh. Orang-orang yang terlibat dalam transaksi B2B biasanya sangat terlatih dalam penggunaan sistem informasi dan mengenal proses bisnis yang terpengaruh oleh transaksi tersebut. Karena terjadi antar bisnis, jumlah transaksi B2B dapat relatif kecil tetapi dengan nilai yang cukup tinggi. Satu transaksi antara toko eceran dengan konsumen, yang merupakan transaksi B2C.

Manfaat-manfaat yang  Diharapkan dari E-Commerce

Perusahaan melaksanakan e-commerce untuk mencapai perbaikan organisasi secara keseluruhan. Perbaikan –perbaikan ini diharapkhan merupakan hasil dari tiga manfaat utama :

1.  Pebaikan layanan pelanggan sebelum, selama, dan setelah penjualn

2.   Perbaikan hubungan dengan pemasok dan komunikasi keuangan

3.  Peningkatan imbal balik ekonomis atas pemegang saham dan investasi pemilik. Laba adalah hasil dari sebuah organisasi yang mencapai tujuan e-commerce adalah sarana pendukung yang kuat yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.

Manfaat di atas akan memberikan kontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya bersaing dengan lebih baik di dalam dunia bisnis yang semakin luas menerapkan teknologi komputer.

Kendala-kendala E-Commerce

Pada survei tahun 1960, 60 % perusahaan yang memberikan respons menunjukkan bahwa mereka belum mengimplementasikan e-commerce dan tidak memiliki rencana untuk melakukannya dalam waktu tiga tahun kedepan. Bahkan pada tahun 2004, Departemen perdagangan AS melaporkan bahwa hanya 2,3 % dari seluruh penjualan ritel kuatral keempat dilakukan dalam bentuk e-commerce. Ketika ditanyakan mengenai alasan dari kehati-hatiannya, perusahaan menyebutkan 3 kendala dengan urutan sebagai berikut :

1.      Biaya yang tinggi

2.      Kekhhawatiran akan masalah keamanan

3.      Perantu lunak yang belum mapan atau belum tersedia

Ruang Lingkup E-Commerce

Ketika anda membaca bagian ini, pahamilah bahwa e-commerce bersifat dinamis dan ruang lingkup pengaruhnya dapat berubah dalam waktu hanya beberapa bulan. Anda hendaknya mengunjungi WWWCENSUS.GOV dan hubungkan ke halaman web e-stats untuk mengetahui angka-angka e-commerce yang terakhir.

            

Basis Data Eksternal

Perusahaan  tidak harus mengumpulkan informasi lingkungannya sendiri. Tersedia sejumlah basis data komersial penting yang memberikan informasi mengenai hampir semua subjek.  Perusahaan menggunakan berbagai basis data ini untuk mendapatkan kecerdasan bisnis karena ia lebih cepat dan lebih murah dari pada meneliti beragam jenis sumber informasi. Basis data pemerintah juga merupakan sumber informasi penting lainnya. Informasi  diberikan dalam sejumlah format dan dapat bisa bersifat umum seperti suatu industri atau bersifat spesifikasi seperti suatu Wilayah. Pemerintah pusat dan banyak pemerintah daerah mendapat mandat untuk menyediakan informasi publik melalui internet. Perusahaan menjadi semakin condong untuk melakukan pencarian eksternal sendiri untuk kecerdasan pasar. Pencarian eksternal telah dibantu oleh adanya fakta bahwa semakin banyak perusahaan memberikan informasinya sendiri di web. Mesin-mesin pencari adalah cara yang paling populer bagi nseseorang untuk mendapatkan informasi yang tersedia di web. 

STRATEGI E-COMMERCE DAN SISTEM INTERORGANISASIONAL

Masalah dalam menentukan strategi e-commerce yang terbaik memiliki beberapa kemungkinan solusi. Namun, strategi yang paling sering disebut-sebut adalah strategi di mana unsur-unsur yang ada dikaitkan dengan trabsmisi data elektronik. Strategi dimana unsur-unsur  yang ada dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Nama yang diberikan untuk strategi ini adalah sistem interorganisasional. Istilah yang seringkali dipergunakan untuk IOS adalah EDI yang merupakan singkatan dari electronic data interchange (pertukaran data elektronik).

SISTEM INTERORGANISASIONAL

Kita telah mengetahui bagaiman perusahaan dapat membuat hubungan elektronik dengan perusahaan lain untuk menciptakan suatu sistem interorganisasional(interorganizational sistem—IOS) sehingga semua perusahaan bekerja bersama sebagai suatu unit yang terkoordinasi,meraih manfaat yang tidak dapat diraih sendiri oleh setiap perusahaan. Yang berpartisipasi disebut sekutu dagang,sekutu bisnis,atau alianis bisnis.

Manfaat IOS

            Dengan bergabung dalam IOS, para sekutu dagang dapat memproduksi barang dan jasa dengan tingkat efisiensi yang lebih tinggi dan selanjutnya memberikan barang dan jasa dengan biaya yang lebih rendah kepada para pelanggannya. Hal ini memberikan para sekutu di dalam IOS keunggulan harga di atas para pesaingnya.

• Efisiensi internal terdiri atas perbaikan dalam operasi-operasi perusahaan itu sendiri, sehingga memungkinkan perusahaan mengumpulkan dan menganalisis data dengan cepat dan mengambil keputusan dengan cara yang lebih cepat lagi.

• Efisiensi interorganisasional meliputi perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerja sama dengan perusahaan-perusahaan lain, ini memungkinkan perusahaan menawarkan lebih banyak produk dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan-pekerjaan tertentu kepada pemasok dan pelangganm dan mengumpulkan data lingkungan dengan lebih mudah.

            Kemampuan sebuah perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan para pemasok dan pelanggannya demi keuntungan perusahaan itu sendiri disebut kekuatan penawaran (bargaining power). Kekuatan ini diambil dari tiga area dasar dengan fitur-fitur produk yang unik, dengan mengurangi biaya-biaya yang berhubungan dengan penelitian, serta dengan meningkatnya biaya perpindahan.

• Fitur-fitur hubungan yang unik

Hubungan-hubungan elektronik IOS memungkinkan perusahaan menawarkan pelayanan yang lebih baik   kepada para pelanggannya dalam bentuk penempatan pesanan yang lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, dan waktu respons yang lebih cepat dalam permintaan informasi.

·        

•  Menurunkan biaya-biaya yang berhubungan dengan penelitian

Dengan tergabung dalam suatu IOS, perusahaan dapat menurunkan biaya “belanja” yang ditanggung oleh para pelanggannya dalam mencari pemasok, mengidentifikasikan produk-produk alternatif, dan mendapatkan harga yang lebih murah.

• Meningkatkan biaya perpindahan

Sebuah perusahaan ingin membuat mahal, baik itu biaya dan/atau kemudahan bagi para pelanggannya untuk berpindah ke perusahaan pesaingnya. IOS mencapai manfaat ini dengan memberikan para pelanggannya sumber daya informasi seperti peranti keras, peranti lunak, dan saluran komunikasi data yang akan harus diganti jika pelanggan membeli produk dari perusahaan lain.

Manfaat-manfaat Tidak Langsung IOS

Beberapa manfaat dari system interorganisasional seperti EDI dan ekstranet didororng secara langsung dari teknologi. Ini merupakan mafaat langsung dari kekurangan kesalahan entri data, biaya yang lebih rendah , dan meningkatnya efisiensi operasional. Mafaat tidak langsung meliputi meningkatnya kemampuan untuk bersaing, perbaikan hubungan dengan sekutu dagang , dan layanan pelanggan yang lebih baik.

Manfaat manfaat langsung dan tidak langsung.

·         Mengurangi kesalahan

·         Menurunkan biaya

·         Meningkatnya efisiensi operasional

·         Meningkatnya kemampuan untuk bersaing

·         Memperbaiki hubungan dengan sekutu dagang

·         Memperbaiki layanan pelanggan

EDI

Edi terdiri atas data langsung computer ke computer dalam suatu format struktur yang dapat dibaca oleh mesin. Meskipun EDI merupakan teknologi yang lebih lama, ia tetap penting karena memfasilitasi sebagaian besar mayoritas perdagangan B2B.

            Ketika jasa yang menjalankan dan mengelola jalur komunikasi diberikan selain jalur itu sendiri , disebut sebagai jaringan bernilai tambah. Beberapa orang berpendapat bahwa VAN sebenarnya adalah EDI yang telah di kontrakkan kepada suatu vendor. Edi adalah implementasi dominan dari suatu IOS . lebih dari dua pertiga e-commerce dilaksanakan dengan menggunakan EDI , jika dibandingkan dengan alternative alternative IOS lain nya. Meskipun EDI mahal dan merepotkan dari pada system komunikasi IOS yang lebih baru, EDI tetap merupakan metode yang terdepan.

Pengaruh Penerapan

Pada satu artikel decision sciences tahun 1995 , dua professor SIM G. Premkumar dan K.Ramamurthy mempelajari faktor faktor yang dapat mempengaruhi keputusan untuk menerapkan suatu IOS . Mereka mengindentifikasi empat faktor yang menentukan apakah perusahaan akan mengambil langkah proaktif atau reaktif.

Dua pengaruh bersifat lingkungan.

·         Tekanan kompetitif

·         Penggunaan Kekuasaan

·         Kebutuhan Internal

·         Dukungan manajemen puncak

6.2 STRATEGI B2C UNTUK E-COMMERCE

Nilai uang e-commerce B2B membuat nilai uang e-commerce B2B terlihat begituh kecil. Hanya sekitar 6 persen dari nilai e-commerce dihasilkan oleh B2B. Jadi,mengapa memahami strategi bisnis untuk e-commerce B2B menjadi begituh penting ? 2 alasan adalah semakin banyaknya jumlah produk dan jasa yang tersedia untuk pengiriman digital dan semakin banyaknya pelanggan yang mampu mengatasi keengganan mereka untuk melakukan pembelian menggunakan Web.

Produk-produk Fisik

Barang-barang fisik tidak dapat dikonsumsi melalui Web; sebagai gantinya,harus dikirimkan ke pelanggan. Perusahaan-perusahaan yang disebut perusahaan “katalog” telah mengahadapi masalah ini selama bertahun-tahun. Pesanan penjualan dapat diambil alih oleh web, tapi pengiriman harus tetap dilakukan.

Sebagian besar perusahaan jasa pengiriman populer menawarkan jasa yang melengkapi aktivitas B2C sebuah perusahaan. Pelanggan dapat menggunakan situs web pengirim untuk melacak status kemajuan paket dari perusahaan sampai pengirimannya hingga ke depan pintu rumah mereka. Dengan akses pengiriman web, pelanggan akan dapat memiliki lebih banyak informasi dan kendali atas pengiriman. Pelacakan secara online dapat membuat penjualan B2C menjadi lebih baik.

Pemerintahan Elektronik

Pemerintahan juga dapat mengambil manfaat dari e-commerce.satu contoh adalah polk Country di Florida. Kantor Pajak Polk County menggunakan layanan online melelang sertifikat pajak bumi dan bangunan pada tahun 2005. Sertifikat pajak adalah cara bagipemerintah daerah untuk mengasih pajak bumi dan bangunan yang belum dibayar. Seorang individu akan memberikan penawaran untuk properti yang memiliki pajak tertunggak, membayar pajak tersebut, dan menagih pajak dari pemiliknya, plus sejumlah bunga atas pajak yang terutang

6.3 LANGKAH E-COMMERCE BERIKUTNYA

Perdagangan bergerak

Perdagangan bergerak (mobile commerce atau m-commerce) adalah penggunaan telepon seluler  dan asisten digital pribadi (personal digital assistant—PDA) untuk melakukan e-commerce nirkabel. Seiring dengan berkembangnya teknologi telepon seluler dari generasi analog menjadi generasi digital, istilah telekomunikasi generasi ketiga (thirdgeneration—3G)telah secara longgar dipergunakan untuk teknologi-teknologi nirkabel yang mampu memindahkan data.

Nirkabel Berkelas Bisnis di Semua Tempat

Hot spot Internet nirkabel cukup memadai untuk penggunaan Web umum maupun pribadi,namun memeriksa e-mail di sebuah kedai kopi Strabucks adalah suatu cara yang kurang memadai bagi profesional bisnis. Hot spot biasanya diciptakan  dengan  menggunakan suatu koneksi kabel (untuk kecepatan komunikasinya yang tinggi) dan kemudian dipancarkan melalui sebuah poin akses nirkabel ke suatu wilayah yang kurang lebih berjarak 100 meter dari poin akses tersebut, dan penerimaan data oleh seseorang melalui suatu jaringan yang kompleks yang melibatkan banyak komputer dan koneksi jaringan adalah suatu hal yang memungkinkan untuk dilakukan.

6.4 KEBUTUHAN ORGANISASI AKAN KEAMANAN DAN PENGENDALIAN

Saat pemerintah dan kalangan industri mulai menyadari kebutuhan untuk mengamankan sumber daya informasi mereka, perhatian nyaris terfokus secara eksklusif pada perlindungan peranti keras data maka istilah keamanan sistem digunakan. Istilah keamanan sistem digunakan untuk mengambarkan perlindungan baik peralatan komputer dan nonkomputer, fasilitas, data dan informasi dari penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak berwenang.

Tujuan Keamanan Informasi

 Keamanan informasi ditujuakn untuk mencapai tiga tujuan utama yakni:

a.       Kerahasiaan. Perusahaan berusaha untuk melindungi data dan informasinya dari pengungkapan orang-orang yang tidak berwenang.

b.      Ketersediaan. Tujuan dari infrastruktur informasi perusahaan adalah menyediakan data dan informasi bagi pihak-pihak yang memiliki wewenang untuk menggunakannya.

c.       Integritas. Semua sistem informasi harus memberikan representasi akurat atas sistem fisik yang direpresentasikannya.

Manajemen Keamanan informasi

            Aktivitas untuk menjaga agar sumber daya informasi tetap aman disebut manajemen keamanan informasi (information security management – ISM ), sedangkan aktivitas untuk menjaga agar perusahaan dan sumber daya informasinya tetap berfungsi setelah adanya bencana disebut manajemen keberlangsungan bisnis (bussiness continuity management – BCM).

            Jabatan direktur keamanan sistem informasi perusahaan (coorporate information system security officer – CISSO) digunakan untuk individu di dalam organisasi, biasanya anggota dari unit sistem informasi yang bertanggung jawab atas keamanan sistem informasi perusahaan tersebut.

Pada bentuknya yang paling dasar, manajemen  keamanan informasi terdiri atas empat tahap yakni:

a.       Mengidentifikasi ancaman yang dapat menyerang sumber daya informasi perusahaan

b.      Mendefenisikan risiko yang dapat disebabkan oleh ancaman-ancaman tersebut

c.       Menentukan kebijakan keamanan informasi

d.      Mengimplementasikan pengendalian untuk mengatasi risiko-risiko tersebut.

            

6.5 ANCAMAN

            Ancaman Keamanan Informasi (Information Security Threat) merupakan orang, organisasi, mekanisme, atauperistiwa yang memiliki potensi untuk membahayakan sumber daya informasi perusahaan. Pada kenyataannya, ancaman dapat bersifat internal serta eksternal dan bersifat disengaja dan tidak disengaja.

Ancaman Internal dan Eksternal

            Ancaman internal bukan hanya mencakup karyawan perusahaan, tetapi juga pekerja temporer, konsultan, kontraktor, bahkan mitra bisnis perusahaan tersebut. Ancaman internal diperkirakan menghasilkan kerusakan yang secara potensi lebih serius jika dibandingkan denga ancaman eksternal, dikarenakan pengetahuan ancaman internal yang lebih mendalam akan sistem tersebut. Ancaman eksternal misalnya perusahaan lain yang memiliki produk yang sama dengan produk perusahaan atau disebut juga pesaing usaha.

Tindakan Kecelakaan dan disengaja

Tidak semua ancaman merupakan tindakan disengaja yang dilakukan dengan tujuan mencelakai. Beberapa merupakan kecelakaan yang disebabkan oelh orang-orang di dalam ataupun diluar perusahaan. sama halnya

Jenis- Jenis Ancaman:

Malicious software, atau  malware terdiri atas program-program lengkap atau segmen-segmen kode yang dapat menyerang suatu system dan melakukan fungsi-fungsi yang tidak diharapkan oleh pemilik system. Fungsi-fungsi tersebut dapat menghapus file,atau menyebabkan sistem tersebut berhenti. Terdapat beberapa jenis  peranti lunak yang berbahaya, yakni :

a. Virus. Adalah program komputer yang dapat mereplikasi dirinya sendiri tanpa dapat diamati oleh si pengguna dan menempelkan salinan dirinya pada program-program dan boot sector lain

b. Worm. Program yang tidak dapat mereplikasikan dirinya sendiri di dalam sistem, tetapi dapat menyebarkan salinannya melalui e-mail

c. Trojan Horse. Program yang tidak dapat mereplikasi atau mendistribusikan dirinya sendiri, namun disebarkan sebagai perangkat

d. Adware. Program yang memunculkan pesan-pesan iklan yang mengganggu

e. Spyware. Program yang mengumpulkan data dari mesin pengguna

RISIKO

            Risiko Keamanan Informasi (Information Security Risk) didefinisikan sebagai potensi output yang tidak diharapkan dari pelanggaran keamanan informasi oleh Ancaman keamanan informasi. Semua risiko mewakili tindakan yang tidak terotorisasi. Risiko-risiko seperti ini dibagi menjadi empat jenis yaitu:

a.      Pengungkapan Informsi yang tidak terotoritasis dan pencurian. Ketika suatu basis data dan perpustakaan peranti lunak tersedia bagi orang-orang yang seharusnya tidak memiliki akses, hasilnya adalah hilangnya informasi atau uang.

b.     Penggunaan yang tidak terotorisasi. Penggunaan yang tidak terotorisasi terjadi ketika orang-orang yang biasanya tidak berhak menggunakan sumber daya perusahaan mampu melakukan hal tersebut.

c.      Penghancuran yang tidak terotorisasi dan penolakan layanan. Seseorang dapat merusak atau menghancurkan peranti keras atau peranti lunak, sehingga menyebabkan operasional komputer perusahaan tersebut tidak berfungsi.

d.     Modifikasi yang terotorisasi. Perubahan dapat dilakukan pada data, informasi, dan peranti lunak perusahaan yang dapat berlangsung tanpa disadari dan menyebabkan para pengguna output sistem tersebut mengambil keputusan yang salah.

6.6 PERSOALAN E-COMMERCE

 E-Commerce memperkenalkan suatu permasalahan keamanan baru. Masalah ini bukanlah perllindungan data, informasi, dan piranti lunak, tetapi perlindungan dari pemalsuan kartu kredit.

Kartu Kredit “Sekali pakai”

            Kartu sekali pakai ini bekerja dengan cara berikut: saat pemegang kartu ingin membeli sesuatu secara online, ia akan memperoleh angka yang acak dari situs web perusahaan kartu kredit tersebut. Angka inilah, dan bukannya nomor kartu kredit pelanggan tersebut, yang diberikan kepada pedagang e-commerce, yang kemudian melaporkannya ke perusahaan kartu kredit untuk pembayaran.

Praktik keamanan yang diwajibkan oleh Visa

            Visa mengumumkan 10 pratik terkait keamanan yang diharapkan perusahaan ini untuk diikuti oleh peritelnya. Peritel yang memilih untuk tidak mengikuti praktik ini akan menghadapi denda, kehilangan keanggotaan dalam program visa, atau pembatasan penjualan dengan  visa. Peritel harus :

1.      Memasang dan memelihara firewall

2.      Memperbaharui keamanan

3.      Melakukan enkripsi data yang disimpan

4.      Melakukan enkripsi pada data ynag dikirm

5.      Menggunakan dan memperbaharui peranti  lunak anti virus

6.      Membatasi akses data kepada orang-orang yang ingin tahu

7.      Memberikan id unik kepada setiap orang yang memiliki kemudahan mengakses data

8.      Memantau akses data dengan id unik

9.      Tidak menggunakan kata sandi default yang disediakan oleh vendor

10.  Secara teratur menguji sistem keamanan

 Selain itu, visa mengidentifikasi 3 praktik umum yang harus diikuti oleh peritel dalam mendapatkan keamanan informasi untuk semua aktivitas bukan hanya yang berhubungan dengan e-commerce:

1.      Menyaring karyawan yang memiliki akses terhadap data

2.      Tidak meninggalkan data atau komputer dalam keadaan tidak aman

3.      Menghancurkan data jika tidak dibutuhkan lagi

6.7 MANAJEMEN RISIKO (MANAGEMENT RISK)

Manajemen Risiko merupakan satu dari dua strategi untuk mencapai keamanan informasi. Risiko dapat dikelola dengan cara mengendalikan atau menghilangkan risiko atau mengurangi dampaknya. Pendefenisian risiko terdiri atas empat langkah :

1.      Identifikasi aset-aset bisnis yang harus dilindungi dari risiko

2.      Menyadari risikonya

3.      Menentukan tingkatan dampak pada perusahaan jika risiko benar-benar terjadi

4.      Menganalisis kelemahan perusahaan tersebut

 Setelah analisis risiko diselesaikan, hasil temuan sebaiknya didokumentasikan dalam laporan analisis risiko. Isi dari laporan ini sebaiknya mencakup informasi berikut ini, mengenai tiap-tiap risiko:

1.      Diskripsi risiko

2.      Sumber risiko

3.      Tingginya tingkat risiko

4.      Pengendalian yang diterapkan pada risiko tersebut

5.      Para pemilik risiko tersebut

6.      Tindakan yang direkomendasikan untuk mengatasi risiko

7.      Jangka waktu yang direkomendasikan untuk mengatasi risiko

Jika perusahaan telah mengatasi risiko tersebut, laporan harus diselesaikan dengan cara menambahkan bagian akhir :

8.      Apa yang telah dilaksanakan untuk mengatasi risiko tersebut.

KEBIJAKAN KEAMANAN INFORMASI

            Suatu kebijakan keamanan harus diterapkan untuk mengarahkan keseluruhan program. Perusahaan dapat menerapkan keamanan dengan pendekatan yang bertahap, diantaranya:

1.     Fase 1, Inisiasi Proyek. Membentuk sebuah tim untuk mengawas proyek kebijakan keamanan tersebut.

2.     Fase 2, Penyusunan Kebijakan. Berkonsultasi dengan semua pihak yang berminat dan terpengaruh.

3.     Fase 3, Konsultasi dan persetujuan. Berkonsultasi dengan manajemen untuk mendapatkan pandangan mengenai berbagai persyaratan kebijakan.

4.     Fase 4, Kesadaran dan edukasi. Melaksanakan program pelatihan kesadaran dan edukasi dalam unit-unit organisasi.

5.     Fase 5, Penyebarluasan Kebijakan. Kebijakan ini disebarluaskan ke seluruh unit organisasi dimana kebijakan tersebut dapat diterapkan.

Kebijakan Keamanan yang Terpisah dikembangkan untuk

a.       Keamanan Sistem Informasi

b.      Pengendalian Akses Sistem

c.       Keamanan Personel

d.      Keamanan Lingkungan Fisik

e.       Keamanan Komunikasi data

f.       Klasifikasi Informasi

g.      Perencanaan Kelangsungan Usaha

h.      Akuntabilitas Manajemen

            Kebijakan terpisah ini diberitahukan kepada karyawan, biasanya dalam bentuk tulisan, dan melalui program pelatihan dan edukasi. Setelah kebijakan ini ditetapkan, pengendalian dapat diimplementasikan.

6.8 PENGENDALIAN

Pengendalian (control) adalah mekanisme yang diterapkan baik untuk melindungi perusahaan dari resiko atau untuk meminimalkan dampak resiko tersebut pada perusahaan jika resiko tersebut terjadi. Engendalian dibagi menjadi tiga kategori, yaitu :

1.      PENGENDALIAN TEKNIS

Pengendalian teknis (technical control)  adalah pengendalian yang menjadi satu di dalam system dan dibuat oleh para penyusun system selam masa siklus penyusunan system. Didalam pengendalian teknis, jika melibatkan seorang auditor internal didalam tim proyek merupakan satu cara yang amat baik untuk menjaga agar pengendalian semacam ini menjadi bagian dari desain system. Kebanyakan pengendalian keamanan dibuat berdasarkan teknologi peranti keras dan lunak.

1. Pengendalian Akses

Dasar untuk keamanan melawan ancaman yang dilakukan oleh orang-orang yang tidak diotorisasi adalah pengendalian akses. Alasannya sederhana: Jika orang yang tidak diotorisasi tidak diizinkan mendapatkan akses terhadap sumber daya informasi, maka pengrusakan tidak dapat dilakukan.

Pengendalian akses dilakukan melalui proses tiga tahap yang mencakup:

1.      Identifikasi pengguna. Para pengguna pertama-tama mengidentifikasi diri mereka dengan cara memberikan sesuatu yang mereka ketahui, misalnya kata sandi. Identifikasi dapat pula mencakup lokasi pengguna, seperti nomor telepon atau titik masuk jaringan.

2.      Autentifikasi pengguna. Setelah identifkasi awal telah dilakukan, para pengguna memverikasi hak akses dengan cara memberikan sesuatu yang mereka miliki, sepertismart card atau tanda tertentu atau chip identifikasi. Autentifikasi pengguna dapat juga dilaksanakan dengan cara memberikan sesuatau yang menjadi identitas diri, seperti tanda tangan atau suara atau pola suara.

3.      Otorisasi pengguna. Setelah pemeriksaan identifikasi dan autentifikasi dilalui, seseorang kemudian dapat mendapatkan otorisasi untuk memasuki tingkat atau derajat penggunaan tertentu. Sebagai contoh, seorang pengguna dapat mendapatkan otorisasi hanya untuk membaca sebuah rekaman dari suatu file, sementara pengguna yang lain dapat saja memiliki otorisasi untuk melakukan perubahan pada file tersebut. Identifkasi dan autentifikasi memanfaatkan profil pengguna (user profile), atau deskripsi pengguna yang terotorisasi. Otorisasi memanfaatkan file pengendalian akses(acess control file) yang menentukan tingkat akses yang tersedia bagi tiap pengguna.

Setelah para  pengguna memenuhi syarat tiga fungsi pengendalian kases, mereka dapat menggunakan sumber daya informasi yang terdapat di dlaam batasan file pengendalian akses. Pencatatan audit yang berbasis komputer terus dilakukan pada semua aktivitas pengendalian akses, seperti tanggal dan waktu serta identifikasi terminal, dan digunakan untuk mempersiapkan laporan keuangan.

2. System Deteksi Gangguan

Logika dasar dari system deteksi gangguan adalah mengenali upaya pelanggaran keamanan sebelum memiliki kesempatan untuk melakukan perusakan. Salah satu contoh yang baik adalah peranti lunak proteksi virus (virus protection software) yang telah terbukti efektif melawan virus yang terkirim melalui e-mail. Peranti lunak tersebut mengidentifikasi pesan pembawa virus dan memperingatkan si pengguna.

Contoh deteksi pengganggu yang lain adalah peranti lunak yang ditujukan untuk mengidentifikasikan calon pengganggu sebelum memiliki kesempatan untuk membahayakan. Peralatan prediksi ancaman dari dalam (insider threat prediction tool) telah disusun sedemikian rupa sehingga dapat mempertimbangkan karakteristik seperti posisi seseorang di dalam perusahaan, akses ke dalam data yang sensitive, kemampuan untuk mengubah komponen peranti keras, jenis aplikasi yang digunakan, file yang dimilki, dan penggunaan protocol jaringan tertentu. Hasil pembuatan profilan seperti ini, yang beberapa berbentuk kuantitatif, dapat mengklasifikasikan ancaman internal ke dalam kategori seperti ancaman yang disengaja, potensi ancaman kecelakaan, mencurigakan, dan tidak berbahaya.

3. Firewall

Sumber daya komputer selalu berada dalam resiko jika terhubung ke jaringan. Salah satu pendekatan keamanan adalah secara fisik memisahkan situs Web perusahaan dengan jaringan internal perusahaan yang berisikan data sensitive dan system informasi. Cara lain adalah menyediakan kata sandi kepada mitra dagang yang memungkinkannya memasuki jaringan internal dari Internet.

Pendekatan ketiga adalah membangun dinding pelindung atau firewall. Firewall berfungsi sebagai penyaring dan penghalang yeng membatasi aliran data ked an dari perusahaan tersebut dan Internet. Konsep dibalik firewall adalah dibuatnya suatu pengaman untuk semua komputer pada jaringan perusahaan dan bukannya pengaman terpisah untuk masing-masing computer. Beberapa perusahaan yang menawarkan peranti lunak antivirus (seperti McAfee di www.mcafee.com dan www.norton.com ) sekarang memberikan peranti lunak firewall tanpa biaya ekstra dengan pembelian produk antivirus mereka. 

Ada tiga jenis firewall, yaitu:

1. Firewall Penyaring Paket. Router adalah alat jaringan yang mengarahkan aliran lalu lintas jaringan. Jika router diposisikan antara Internet dan jaringan internal, maka router dapat berlaku sebagai firewall. Router dilengkapi dengan table data dan alamat-alamat IP yang menggambarkan kebijakan penyaringan. Untuk masing-masing transmisi, routermengakses table-tabelnya dan memungkinkan hanya beberapa jenis pesan dari beberapa lokasi Internet (alamat IP) untuk lewat. Alamat IP (IP Address) adalah serangkaian empat angka (masing-masing dari 0 ke 255) yang secara unik mengidentifikasi masing-masing computer yang terhubung dengan Internet. Salah satu keterbasan router adalahrouter hanya merupakan titik tunggal keamanan, sehingga jika hacker dapat melampuinya perusahaan tersebut bisa mendapatkan masalah. “IP spoofing”, yaitu menipu table akses router, adalah dalah satu metode yang digunakan untuk pembajak untuk menipu router.

2. Firewall Tingkat Sirkuit. Salah satu peningkatan keamanan dari router adalahfirewall tingkat sirkuit yang terpasang antara Internet dan jaringan perusahaan tapi lebih dekat dengan medium komunikasi (sirkuit) daripada router. Pendekatan ini memungkinkan tingkat autentifikasi dan penyaringan yang tinggi, jauh lebih tinggi dibandingkan router. Namun, keterbatasan dari titik tunggal keamanan tetap berlaku.

3. Firewall Tingkat Aplikasi. Firewall  ini berlokasi antara router dan computer yang menajlankan aplikasi tersebut. Kekuatan penuh pemeriksaan keamanan tambahan dapat dilakukan. Setelah permintaan diautentifikasi sebagai permintaan yang berasal dari jaringan yang diotorisasi (tingkat sirkuit) dan dari computer yang diotorisasi (penyaringan paket), aplikasi tersebut dapat memnita informasi autentifikasi yang lebih jauh seperti menanyakan kata sandi sekunder, mengonfirmasikan identitas, atau bahkan memeriksa apakah permintaan tersebut berlangsung selama jam-jam kerja biasa. Meskipun merupakan jenis firewall yang paling efektif, firewall ini cenderung untuk mengurangi akses ke sumber daya. Masalah lain adalah seorang programmer jaringan harus penulis kode program yang spesifik untuk masing-masing aplikasi dan mengubah kode tersebut ketika aplikasi ditambahkan, dihapus, dimodifikasi.

4. Pengendalian Kriptografis

Data dan informasi yang tersimpan dan ditransmisikan dapat dilindungi dari pengungkapan yang tidak terotorisasi dengan kriptografi, yaitu penggunaan kode yang menggunakan proses-proses matematika. Data dan informasi tersebut dapat dienkripsi dalam penyimpanan dan juga ditransmisikan kedalam jaringan. Jika seseorang yang tidak memiliki otorisasi memperoleh akses enkripsi tersebut akan membuat data dan informasi yang dimaksud tidak berarti apa-apa dan mencegah kesalahan penggunaan.

Popularitas kriptografis semakin meningkat karena e-commerce, dan produk khusus ditujukan untuk meningkatkan keamanan e-commerce telah dirancang. Salah satunya adalah SET (Secure Electronic Transactions), yang ,melakukan pemeriksaan keamanan menggunakan tanda tangan digital. Tanda tangan ini dikeluarkan kepada orang-orang yang dapat berpartisispasi dalam transaksi e-commerce – pelanggan, penjual, dan institusi keuangan. Dua tanda tangan biasanya digunakan menggantikan nomor kartu kredit.

5. Pengendalian Fisik

Peringatan pertama terhadap gangguan yang tidak terotorisasi adalah mengunci pintu ruangan computer. Perkembangan seterusnya menghasilkan kunci-kunci yang lebih canggih yaitu dibuka dengan cetakan telapak tangan dan cetakan suara, serta kamera pengintai dan alat penjaga keamanan. Perusahaan dapat melaksanakan pengendalian fisik hingga pada tahap tertinggi dengan cara menempatkan pusat komputernya ditempat terpencil yang jauh dari kota dan jauh dari wilayah yang sensitive terhadap bencana alam seperti gempa bumi, banjir, dan badai.

6. Meletakkan Pengendalian Teknis Pada Tempatnya

Anda dapat melihat dari daftar penjang pengendalian teknis ini (dan tidak semuanya dicantumkan), bahwa teknologi telah banyak digunakan untuk mengamankan informasi. Pengendalian teknis dikenal sebagai yang terbaik untuk keamanan. Perusahaan biasanya memilih dari daftar ini dan menerapkan kombinasi yang dianggap menawarkan pengaman yang paling realisitis.

2. PENGENDALIAN FORMAL

Pengendalian formal mencakup penentuan cara berperilaku, dokumentasi prosedur dan praktik yang diharapkan, dan pengawasan serta pencegahanperilaku yang berbeda dari panduan yang berlaku. Pengendalian ini bersifat formal karena manajemen menghabiskan banyak waktu untuk menyusunnya, mendokumentasikannya dalam bentuk tulisan, dan diharapkan dapat berlaku dalam jangka panjang.

3. PENGENDALIAN INFORMAL

Pengendalian informal mencakup program-program pelatihan dan edukasi serta program pembangunan manajemen. Pengendalian ini ditujukan untuk menjaga agar para karyawan perusahaan memahami serta mendukung program keamanan tersebut.

MENCAPAI TINGAKAT PENGENDALIAN YANG TEPAT

Ketiga jenis pengendalian – teknis, formal, dan informal – mengharuskan biaya. karena bukanlah merupakan praktik bisnis yang baik untuk mengahabiskan lebih banyak uang pada pengendalian dibandingkan biaya yang diharapkan dari resiko yang akan terjadi, maka pengendalian harus ditetapkan pada tingkat yang sesuai. Dengan demikian, keputusan untuk mengendalikan pada akhirnya dibuat berdasarkan biaya versus keuntungan, tapi dalam beberapa industry terdapat pula pertimbangan-pertimbangan lain.

e-commerce:

http://www.elevenia.co.id/

SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA (Part 5)

5.1 Organisasi Data 

Komputer pada awalnya digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang membutuhkan kalkulasi angka yang rumit dan membosankan. Dewasa ini, perusahaan membutuhkan computer untuk memecahkan masalah yang sama dengan input yang berbeda, secara berulang-kali. Perusahaan menyimpann data dalam jumlah besar di system informasi berbasis komputernya sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan, konsep “data” telah dipecah dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebih akan menyediakan balok-balok pembangunan yang dapat dikombinasikan, untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisassi dan dapat diakses.

a. Hirarki Data
       Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record, dan record yang bergabung untuk membentuk file. Field data adalah unit data yang terkecil; mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari computer pada satu waktu, contoh: kode mata kuliah. Record adalah suatu koleksi field-field data yang saling berhubungan, seperti kode mata kuliah yang akan memiliki hubungan dengan nama mata kuliah. File adalah koleksi record yang salinng berhubungan, seperti satu file dari seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah dan namanya.

File dapat diwakili oleh table-tabel. Record adalah baris-baris di dalam table. Nilai di dalam baris mencerminkan nilai-nilai field data. Hierarki sederhana field yang membentuk record yang bergabung menjadi satu file menciptakan organisasi mendasar dan seluruh data yang dipergunakan dalam pengambilan keputusan dengan bantuan computer.
Basis data adalah sekumpulan file . Definisi umum dari basis data adalah bahwa basis data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis computer sebuah perusahaan. Defenisi basis data yang lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada di bawah kendali peranti lunak sisitem manajemen basis data.

b. Spreadsheet sebagai Basis Data Sederhana
Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet. Kolom-kolom dalam spreadsheet mencerminkan field-field data sedangkan judul kolom berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam table berisi nilai-nilai field. Konsep table, merupakan konsep yang penting, karena struktur basis data yang paling populer bagi organisasi bisnis, struktur basis data relasional (relationa database structure), secara konseptual serupa dengan sekumpulan table-tabel yang saling berhubungan. 

c. Flat Files

File datar (flat file) adalah suatu table yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Alasan dari sebuah table harus menjadi flat file adalah karena computer membaca field-field data dari suatu record secara berurutan. Ketika urut-urutan ini bukan merupakan suatu urutan yang konstan, computer tidak akan dapat membaca record dengan benar. Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisassi. Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus field-field data yang berulang (redundant) sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan. 

d. Field-field kunci

Kunci (key) di dalam suatu table adalah satu field (atau kombinasi field) yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasi masing-massing record di dalam table. Satu field  dalam banyak kasus dapat menjadi kunnci bagi suatu table. Beberapa table mungkin memiliki dua field yang merupakan kanndidat untuk menjadi kunci. Kandidat kunci (key candidate) adalah sebuah field yang secara unik mengidentifikasi masing-masing baris table namun tidak dipilih untuk menjadi kunci. Nilai-nilai field yang lebih panjang akan dihindari, karena nilai field yang panjang akan memiliki risiko salah ketik dalam menulis nilai field kunci yang lebih tinggi.

e. Tabel-tabel yang Berhubungan

Terkadang table-tabel yang pada awalnya berdiri sendiri dapat diminta untuk digabungkan.

5.2 Struktur Basis Data

Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu system manajemen basis data. Sistem manajemen basis data (DBMS) adlah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data di dalam basis data, dan nama-nama formulir,jenis-jenis data, angka di belakang decimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya. Oleh karena itu, system manajemen basis data disebut sekumpulan data terhubung yang dapat menjelaskan dirinya sendiri (self-describing set of related data).

a. Struktur Basis Data Hierarkis

Sistem manajemen basis data yang pertama, IDS (Integrated Data Store), dikembangkan oleh GE pada tahun 1964. Basis data ini dipengaruhi oleh hasil kerja standardisasi oleh Komite Bahasa Sistem Data (Committee on Data Systems Language-CODASYL). CODASYL membentuk suatu Gugus Tugas Basis Data (Data Base Task Group) dan memberinya tanggung jawab untuk mengembangkan standar-standar basis data. Sistem manajemen basis data IDS mengikuti suatu struktur basis data hierarkis. Struktur hierarkis ini dibentuk oleh kelompok-kelompok data, subkelompok, dan beberapa subkelompok lagi.

Struktur hierarkis untuk basis data pada awalnya populer karena ia bekerja dengan baik pada system pemrosesan transaksi yang melakukan tugas-tugas seperti pengendalian persediaan, entri pesanan, piutang, dan utang dagang. Alasan lain di balik kepopulerannya adalah karena struktur hierarkis memanfaatkan sumber daya computer secara efisien, khususnya ketika sebagian besar record di dalam basis data akan digunakan di dalam suatu aplikasi. Namun, ketika para manajer hanya menginginkkan sedikit reord terpilih saja dari sejumlah besar record di dalam basis data, struktur hierarkis menjadi tidak efisien. Hal ini karena setiap record basis data hierarkis memiliki satu field yang menunjuk padda alamat penyimpanan dari record logis berikutnya di dalam basis data.

b. Struktur Basis Data Jaringan

Struktur basis data jaringan dikembangkan untuk memungkinkan penarikan record- record tertentu. Hal  ini memungkinkan satu record tertentu menunjuk pada semua record lainnya di dalam basis data. Gugus Tugas Basis Data yang merupakan subkomite dari CODASYL mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun 1971. Struktur jaringan memecahkan masalah permasalahan keharusan untuk menarik balik hingga kembali ke “cabang” yang menyatukan basis data. Akan tetapi, rentang kemungkina koneksi yang begitu lebar merupakan kelemahan dari penerapan struktur jaringan pada masalah-masalah praktis.

c. Struktur Basis Data Relasional

Organisasi bisnis tidak pernah secara luas menerapkan system manjemen basis data yang dibangun berdasarkan struktur jaringan. Namun, organisasi masih membutuhkan cara untuk mengatasi masalah-masalah manajerial dalam penggunaan basis data. Terobosan muncul dari riset dasar mempergunakan aljabar relasional yang dilakukan secara independen oleh C. J. Date dan E. F. Codd. Pekerjaan mereka erat kaitannya dengan struktur basis data relasional yang merupakan struktur yang saat ini paling umum dipergunakan oleh organisasi-organisasi bisnis. Struktur basis data seperti ini terlihat seperti sekumpulan tabel-tabel yang mirip seperti tabel-tabel spreadsheet.

Jika struktur hierarkis dan jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik (physical relationship) di dalam bentuk alamat-alamat penyimpanan, maka relasi dalam struktur basis data relasional adalah implicit. Relasi implicit (implicit relationship) dapat secara tidak langsung berasal dari data. Konsep dari suatu struktur basis data yang terdiri atas tabel-tabel di mana relasi terbentuk secara implicit dengan mencocokkan nilai-nilai dalam field data yang sama, akan mudah untuk dipergunakan dan dipahami.

Contoh Basis Data Relasional

Basis data akan memecah informasi ke dalam beberapa tabel karena jika informasidisimpan hanya pada satu tabel, maka akan terdapat banyak nilai field data yang terduplikasi; sehingga menyebabkan data menjadi berulang. Basis data akan mengurangi pengulangan data dalam tabel-tabel. Basis data akan meningkatkan konsistensi data akurasi data. 

a. Basis Data Jadwal

Contohnya yang dipergunakan di sini diimplementasikan pada peranti lunak system manajemen basis data Microsoft Access, namun implementasi ini akan serupa pada setiap produk berbasis data relasional lainnya. IBM, Oracle, Microsoft, dan banyak perusahaan lain menyediakan peranti lunak system manajemen basis data relasional.

b. Konsep Basis Data

Suatu system manajemen basis data dapat menampilkan data dalam suatu urut-urutan yang logis dan secara intuisif tepat, meskipun masing-masing record  dari basis data tersebut dapat tersebar di banyak file dan terletak di seluruh penjuru ruang penyimpanan computer. Integrasi logis record-record yang melintasi berbagai lokasi fisik ini disebut konsep basis data (database concept). Dua sasaran utama dari konsep basis data adalah untuk meminimalkan pengulangan data dan untuk memperoleh independensi data. Independensi data (data independency) adalah kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada program-program aplikasi yang memproses data. Kamus data (data dictionary) mencakup definisi-definisi dari data yang disimpan di dalam basis data dan dikendalikan oleh system manajemen basis data. Struktur basis data yang dimuat dalam kamus data adalah kumpulan dari seluruh definisi field, definisi tabel, relasi tabel, dan hal-hal lainnya. Nama field data, jenis data, nilai-nilai yang valid untuk data, dan karakteristik-karakteristik lainnya akan disimpan dalam kamus data.

Membuat Basis Data

Proses pembuatan sebuah basis data akan melibatkan tiga langkah utama, yaitu: menentukan data, menguraikan data tersebut, memasukkan data ke dalam basis data.

a. Menentukan Kebutuhan Data

Menentukan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langkah penting dalam mencapai suatu system informasi berbasis computer. Ada dua pendekatan dasar untuk menentukan kebutuhan data, diantaranya :

1. Pendekatan yang berorientasi pada proses

Untuk menentukan kebutuhan datanya, maka perusahaan akan menjalankan uru-urutan langkah: 1) mendefinisikan masalah, 2) mengidentifikasi keputusan yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah yang telah teridentifikasi, 3) menjabarkan informasi yang dibutuhkan untuk setiap keputusan,4) menentukan pemrosesan yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi, 5) menetukan spesifikasi data yang diminta oleh pemrosesan. Pendekatan process-oriented ini juga disebut pendekatan yang berorientasi pada masalah (problem-oriented approach) karena dimulai dengan suatu masalah dan pemodelan yang berorientasi pada proses (process-oriented modeling). Kekuatan dari pendekatan process-oriented adalah bahwa pendekatan ini dapat mengatasi masalah dengan baik.

2. Pendekatan pemodelan perusahaan

Kekuatan pendekatan pemodelan perusahaan adalah bahwa pendekatan ini mengambil keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas. Meskipun pendekatan process-oriented memungkinkan kebutuhan data dari masing-masing system dapat didefinisikan dengan satu cara yang logis, kelemahannya adalah kesulitan dalam mengaitkan data dari satu masalah bisnis ke data dari masalah bisnis lainnya. Kelemahan ini dapat diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam basis data. Ini merupakan logika yang mendasari pendekatan pemodelan perusahaan (enterprise modeling approach). Jika perusahaan melakukan pemodelan data perusahaan, deskripsi dari seluruh data perusahaan disebut sebagai model data perusahaan (enterprise data model).

b. Teknik-teknik Pemodelan Data

Pemodelan kebutuhan data perusahaan didukung oleh teknik-teknik yang menguraikan data. Ada dua teknik pemodelan data, diantaranya: diagram relasi entitas dan diagram kelas.

c. Diagram Relasi Entitas (entity relationship diagram-ERD)

Berhubungan dengan data di dalam entitas dan hubungan antarentitas. Kumpulan konseptual field-field data yang saling berhubungan disebut entitas. ERD digunakan untuk menguraikan hubungan antara kumpulan-kumpulan data konseptual sehingga record-record-nya saling terhubung akan dapat digabungkan bersama. ERD juga mengungkapkan entitas-entitas mana yang sebaiknya secara konseptual dihubungkan dengan entitas yang lain. Relasi ERD akan menunjukkan jika satu record dalam satu entitas akan berhubungan dengan satu atau lebih record di entitas yang lain. ERD adalah satu sarana komunikasi dan dokumentasi yang bermanfaat di antara professional system informasi dan para pengguna. Ketika pemikiran-pemikiran dapat terdokumentasikan dan terkomunikasikan dengan jelas, spesialis system informasi akan memiliki kelengkapan yang lebih baik dalam mengembangkan suatu struktur system manajemen basis data guna mendukung pengambilan keputusan.  

d. Diagram Kelas

Suatu diagram relasi entitas hanya merupakan penyajian grafis dari data dan relasi, bukannya tindakan-tindakan yang dilakukan atas data. Terdapat satu teknik di mana data yang digunakan dalam aplikasi dan tindakan-tindakan yang terkait dengan data dapat disajikan secara grafis. Teknik ini disebut diagram kelas (class diagram), dan merupakan salah satu dari beberapa model rancangan yang berorientasi pada objek. Diagram kelas terdiri atas kelas-kelas yang memiliki nama, field-field di dalam kelas, dan tindakan-tindakan yang dilakukan atas kelas. Diagram kelas digunakan untuk menguraikan hubungan data maupun tindakan-tindakan yang mengoperasikan data di dalam relasi. Diagram kelas merupakan penyajian data konseptual di tingkat atas, namun penambahan tindakan-tindakan yang akan diambil atas data dapat membantu memperjelas rancangan spesifik tabel-tabel di dalam basis data.

5.3 Menggunakan Basis Data

Formulir, laporan, dan query adalah metode-metode umum yang dipergunakan untuk mengakses basis data yang disimpan dalam suatu system manajemen basis data.

a. Laporan dan Formulir

Mayoritas interaksi pengguna dengan basis data adalah melalui laporan dan formulir. Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah dalam formatnya. Formulir secara tipikal menampilkan satu record saja dalam satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data serta biasanya tidak melakukan agregasi data dari banyak tabel basis data. Selain itu, formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-record basis data.

1.Navigasi; formulir memungkinkan dilakukannya pembuatan record baru maupun modifikasi record-record yang sudah ada.

2.Akurasi; formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat

3.Konsistensi; konsistensi adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan untuk menggabungkan record-nya ke tabel yang lain.

4.Penyaringan; setiap field dalam formulir dapat digunakan sebagai saringan (filter)

5.Subformulir; entri-entri ke dalam subformulir secara otomatis akan dihubungkan dengan record formulir. Subformulir membantu menjaga keakuratan dan konsistensi yang dibutuhkan dari data.

Laporan adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu pengambilan keputusan. Satu asumsi yang dibuat oleh penghasil laporan yaitu jika tidak terdapat detail pada record pada tingkat terendah, maka record tingkat yang lebih tinggi untuk detail tersebut hendaknya tidak perlu ditampilkan.

b. Query

Query  adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampilkan record-record yang dipilih. Query  pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi record-record yang ditampilkan berdasarkan satu kumpulan criteria tertentu. Formulir dan laporan dapat menampilkan sejumlah hasil yang mengaburkan hal-hal yang sebenarnya ingin ditemukan oleh manajemen. Manajer dapat memanfaatkan QBE (Query by Example) untuk dapat dengan cepat menemukan data tertentu untuk memecahkan masalah.

c. Bahasa Query Terstruktur

Bahasa Query Terstruktur dan Structured Query Language (SQL) adalah kode yang digunakan oleh system manajemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis data-nya. SQL telah menjadi topic yang penting karena dua alasan. Pertama, seiring dengan lebih banyak basis data yang dapat diakses melalui web, manajer dan para professional lainnya perlu untuk mengetahui bahwaa SQL adalah metode pilihan untuk berinteraksi dengan basis data-basis data berbasis web. Kedua, para manajer perlu untuk mengetahui bahwa menulis SQL bukanlah hal yang sulit bagi sebagian besar  kebutuhan data mereka.

d. Pemrosesan Basis Data Lanjutan

Pemrosesann analitis on-line atau on-line analytical processing (OLAP) telah menjadi hal yang semakin umum dalam peranti lunak system manajemen basis data. OLAP digunakan untuk memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistic cross-tabulation. Data mining, data marts, dan data warehousing mengacu pada kelompok konsep yang melihat data perusahaan sebagai sebuah peti harga yang harus dibuka, diperiksa, dan dikuasai. Ketiganya memusatkan perhatian pada metodologi-metodologi yang menawarkan akses yang cepat kepada para pengguna untuk mengagregasikan data-data tertentu untuk kebutuhan pengambilan keputusan mereka. Knowledge discovery (penemuan pengetahuan) adalah konsep menarik lainnya. Knowledge discovery menganalisis penggunaan data dan kesamaan data di antara tabel-tabel yang berbeda.

Personel Basis Data

Terdapat beberapa personel penting yang berkaitan dengan basis data

Administrator Basis Data

Spesialis informasi yang ahli dalam mengembangkan, menyediakan, dan mengamankan basis data adalah administrator basis data (database administrator-DBA). Administrator basis data memiliki tanggung jawab teknis maupun manajerial atas sumber daya basis data. Administrator basis data mengawasi seluruh aktivitas basis data. Mereka harus memiliki keahlian manajerial maupun keahlian teknis yang tinggi. Selain itu, administrator basis data harus memahami operasi bisnis perusahaan, karena keputusan-keputusan dalam bidang operasional sebagian besar akan didorong oleh isi basis data. Tugas-tugas DBA dapat dibagi menjadi emapt, yaitu:

1.Perencanaan basis data mencakup bekerja dengan manajer-manajer area bisnis dalam mendefinisikan kebutuhan data perusahaan.Selain itu, DBA memainkan peran penting dalam memilih peranti keras dan peranti lunak system manajemen basis data.

2.Implementasi basis data terdiri atas pembuatan basis data untuk mengikuti spesifikasi dari system manajemen basis data yang dipilih, maupun menyiapkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur bagi pengguna basis data.

3.Operasi basis data meliputi penawaran program-program pendidikan bagi para pengguna basis data dan memberikan bantuan jika dibutuhkan.

4.Keamanan basis data meliputi pengawasan aktivitas basis data dengan menggunakan angka statistic yang diberikan oleh system manajemen basis data. Selain itu, system manajemen basis data memastikan basis data tetap aman.

Programmer Basis Data

Programmer basis data menunjukkan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi. Salah satu alasannya adalah basis data merupakan pusat penyimpanan fakta bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan pemrogaman di dalam basis data, maka konsekuensinya akan dapat dirasakan oleh pengguna dalam jumlah yang sangat besar. Programer basis data diminta untuk membuat kode computer pemrosesan data yang efisien. 

Pengguna Akhir

Pengguna akhir tidak dapat diabaikan sebagai personel penting yang berinteraksi dengan basis data. Mereka membuat laporan dan formulir, memberikan query kepada basis data, dan menggunakan jawaban dari pertanyaan basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan memengaruhi perusahaan dan unsur pokok lingkungannya.

5.4 Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data dalam Perspektif

Sistem manajemen basis data memungkinkan kita membuat sebuah basis data, memelihara isinya, dan menyebarkan data kepada khalayak pengguna yang luas tanpa harus mempergunakan pemrograman computer yang berbiaya mahal
.

a. Keuntungan DBMS

1.Mengurangi pengulangan data. Jumlah data akan dikurangi, dibandingkan dengan ketika file-file computer disimpan secara terpisah untuk setiap aplikasi computer. Data yang sama di antara file-file, dalam suatu system manajemen basis data relasional, digunakan untuk membentuk relasi implicit di antara data.

2.Mencapai independensi data. Spesifikasi data disimpan dalam basis data itu sendiri daripada di setiap program aplikasi

3.Mengambil data dan informasi dengan cepat. Relasi logis dan bahasa query terstruktur memungkinkan pengguna menarik data dalam hitungan detik atau menit dibandingkan dengan berjam-jam atau berhari-hari jika mengambil data dengan menggunakan bahasa pemrograman tradisional seperti COBOL atau Java.

4.Keamanan yang lebih baik. DBMS mainframe maupun computer mikro dapat memiliki tingkat pengamanan keamanan yang berlapis seperti kata sandi, direktori pengguna, dan enkripsi  

b. Kerugian DBMS

1.Membeli peranti lunak yang mahal. DBMS mainframe mahal harganya.

2.Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar. Kemudahan dengan nama DBMS dapat menarik informasi mendorong lebih banyak pengguna memanfaatkan basis data. Meningkatnya jumlah pengguna yang didorong oleh kemudahan penggunaan dapat menyebabkan pada meningkatnya jumlah sumber daya computer untuk mengakses basis data.

3.Memperkejakan dan memelihara staf DBA. DBMS menuntut pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan secara penuh kemampuannya. Pengetahuan khusus ini paling baik diberikan oleh administrator basis data.