SISTEM INFOMASI EKSEKUTIF

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (Part 10)

10.1 Apa yang Dilakukan Eksekutif

Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirerarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.

Selain itu kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori manajemen : Henri Fayol , Henry Mintzberg , John Kotter.

·         Fungsi – fungsi Manajemen Fayol

Henri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama merencanakan , mengorganisasikan , menyusun staf , mengarahkan dan mengendalikan.  Yang diyakini secara luas adalah bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif , sementara fungsi – fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat – tingkat yang lebih rendah.

·         Peran – Peran Manajerial Mintzberg

Henry meyakini bahwa semua manajer melakukan semua peran , tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.Salah satu peran keputusan adalah perunding (negotiator). Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran – peran keputusan. Mereka berkonsentrasi membuat perbaikan – perbaikan jangka panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi kepada manajer tingkat bawah.

·         Agenda dan Jaringan Kantor

Profesor John P. Kotter dari Harvard meyakini bahwa para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga tahap. Pertama , mereka menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai perusahaan.Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam limaatau sepuluh tahun dari sekarang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini. Kedua, eksekutif membangun jaringan. Ini bukanlah jaringan computer tetapi hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut. Ketiga , eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehinggapara anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

10.2 Bagaimana Eksekutif Berpikir

Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran mereka.

·         Apa yang dipikirkan Eksekutif

Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.

·         Proses Berpikir saat memecahkan Masalah

Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif memang membuat keputusan rasional,  tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

10.3 Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

 Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan computer.

·         Penelitian Mintzberg

Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

·         Penelitian Jones dan MCLeod

Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif.

10.4 Saran – Saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif

Orang pasti merasakan bahwa computer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah – langkah untuk meningkatkan peran computer dalam system informasi mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen –komponen nonkomputer. Suatu program lima langkah untuk mencapai tujuan. Diiktisarkan dibawah ini :

·         Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk.

Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab penelitian  Jones dan MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.

·         Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.

Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut.

·         Memanfaatkan Peluang.

Jika sepotong informasi yang baik datang , eksekutif harus meraihnya.

·         Menyesuaikan Sistem pada perorangan.

Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.

·         Memanfaatkan Tekhnologi.

Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya.

10.5 Sistem Informasi Eksekutif berbasis Komputer

 Sistem informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system ) ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa system itu meliputi computer.

·         Model EIS

Konfigurasi  EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder , kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

10.6 Keputusan penerapan EIS

Untuk memutuskan apakah akan diterapkan EIS berbasis computer atau tidak perusahaaan perlu membuat tiga keputusan :

a.Perlu mengembangkan EIS ?
Jika tidak, eksekutif akan mengandalkan system yang ada
Jika ya , maka ekskutif akan menyusun rencana dan tujuan dalam pengembangan dari system yang ada ( ini tergantung pada masing masing perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi )

b. Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai
Jika ada, gunakan perangkat lunak tersebut
Jika tidak ada, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah menambah efisiensi jika di lakukan penambahan perangakat lunak.

c. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai ?
Jika ya, maka perangkat lnak dibeli
Jika tidak, staf spesialisasi informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS sendiri .

10.7 Faktor –Faktor Penentu Keberhasilan EIS

a. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen. Eksekutif tngkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan.

b. Sponsor operasi. Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan.

c.  Staf jasa informasi yang sesuai. Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.

d. Teknologi Informasi yang sesuai. Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

e. Manajemen data. Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.

f. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis. Sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis
g.  Manajemen atas penolakan organisasi . Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

h.  Manajemen atas penyebaran dan evolusi system. Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali

10.8 Kecenderungan EIS Masa Depan

·         Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum

Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer menanjak ke jenjang eksekutif. Sebagian dari eksekutif baru ini akan tertarik pada perangkat lunak EIS siap pakai. Sebagian lagi akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.

·         Terdapat Kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah

Tingakt penerapan di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Perangkat lunak produktivitas perorangan mungkin bukan alternative yang cocok. Alternatif yang paling menarik untuk perusahaan kecil adalah perangkat lunak EIS siap pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan perangkat lunak itu harus mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan makin banyaknya pemasok yang memasoki pasar.

·         SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini

Dibandingkan aplikasi lain, lebih banyak usaha yang dilakukan agar pemakai menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer tingkatan yang lebih rendah.

·         Eksekutif akan menjaga computer dalam Perspektif

Kecenderungannya yang jelas mengarah pada peningkatan penggunaan computer di tingkat eksekutif, tetapi tidak seorangpun yang memperkirakan bahwa computer akan menjadi sumber daya informasi paling penting. Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, dan situasi ini perlu berlanjut. Namun para eksekutif sadar bahwa computer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan computer ke dalam system informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (Part 9)

Pendahuluan 

Sistem informasi manajemen adalah salah satu dari lima subsistem utama CBIS. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Suunit dapat didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen.

SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Laporan dan output model dapat disediakan dalam bentuk table atau grafik.Pengaruh perilaku selalu penting bagi kinerja system informasi , tetapi terutama penting bagi system informasi organisasi seperti SIM. Para manajer dan spesialis informasi dapat membuat program yang dirancang untuk mengubah dampak negative dari pengaruh perilaku menjadi hasil yang positif. SIM mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar computer tersedia untuk semua pemecah masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada tempatnya dan berfungsi seperti yang diinginkan , SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain di dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.

Tujuan Umum SIM:

a)Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

b)Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

c)Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Apakah SIM ?

Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu system berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal [perusahaan atau subunit dibawahnya.Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu system utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodic , laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat mereka membuat kepuusan untuk memecahkan masalah.

Model SIM

Definisi di atas dapat digambarkan dengan model SIM. Database berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu , data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodic dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA , SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan. Perhatikan bahwa sejumlah pemecah masalah dapat ada dalam lingkungan perusahaan. Lingkungan menjadi terlihat ketika perusahaan mengikatkan diri dengan organisasi lain seperti pemasok untuk membentuk suatu system informasi antar organisasi (IOS). Dalam hal ini SIM memasok informasi bagi anggota lain dari IOS.

Konsep Subsistem Informasi Organisasi

Sistem – system informasi fungsional ini, atau subset – subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area – area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran system informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan computer ke seluruh operasi pemasaran.

Area manufaktur juga menerima pengolahan computer dan menerapkan tekhnologi itu baik sebagai system informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam system manufaktur fisik. Suatu area fungsional yang mengadopsi sebutan system informasi adalah sumber daya manusia, dan inilah area yang paling banyak mendapat perhatian. Istilah system informasi sumber daya manusia (Human Resources Information System – HRIS) dan Sistem Manajemen  Sumber daya Manusia ( Human Resources Management System – HRMS) sudah umum.

Suatu gejala yang aneh adalah kenyataan bahwa unit jasa informasi tidak menunjukkan minat yang sungguh untuk menerapkan konsep SIM dalam areanya sendiri. Ini ibarat anak pembuat sepatu bertelanjang kaki. CIO dan para manajer jasa informasi lain telah menggunakan informasi yang dihasilkan computer selama bertahun-tahun tetapi sebelum memformalkan penggunanya dalam bentuk system informasi. Satu hal penting lain adalah bahwa system-sistem fungsional bukanlah suatu alternative untuk memiliki SIM perusahaan yang menyeluruh. Akan sukar bagi perusahaan untuk memiliki SIM yang baik jika satu atau beberapa area fungsional tidak berkontribusi. Strategi yang disarankan adalah pertama menerapkan suatu SIM, kemnudian melanjutkan dengan subsistem-subsistem organisasional.

Perangkat Lunak Penulis Laporan

Model SIM memperlihatkan dua jenis perangkat lunak yang menghasilkan informasi penulis laporan dan pembuatan model matematika. Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program – program yang menghasilkan laporan periodic dan khusus. Jika anda mengambil suatu laporan dari meja seorang manajer, anda tidak dapat membedakan apakah itu merupakan laporan [periodic atau khusus. Keduanya dapat tampak sama persis, yang membedakannya adalah cara terpicunya.

• Laporan Periodik : Disiapkan sesuai jadwal tertentu. Contohnya adalah analisis penjualan buolanan menurut pelanggan. Karena laporan – laporan seperti ini dahulu merupakan cirri punchedcard dan keydriven system sebelum era computer, mereka menyediakan semua output informasi dari SIM awal.
• Laporan Khusus : Disiapkan apabila sesuatu luarbiasa terjadi. Contohnya adalah laporan kecelakaan; contoh lain adalah jawaban atas database query. Laporan khusus memiliki cirri kekinian yang biasanya tidak terdapat dalam laporan periodic.

Menyatukan Management by Execption ke dalam laporan

Isi informasi laporan periodic dan khusus dapat ditingkatkan dengan menyatukan konsep management by exception. Konsep ini menjelaskan model umum perusahaan. Dalam model ini pengolah informasi membandingkan kinerja actual dengan standard an memberitahukan manajer jijka kinerja menyimpang dari batas yang dapat diterima. Management by Exception dapat disatukan ke dalam laporan melalui empat cara yakni ;

• Menyiapkan Laporan hanya jika terjadi perkecualian

Ini merupakan tekhnik yang menyatu didalam model system umum, yang tiap entry dari data laporan adalah mengandung perkecualian.

• Menggunakan Urutan Laporan Untuk Menyoroti Perkecualian

Catatan-catatan laporan dapat diurutkan menjadi urutan menaik atau menurun berdasarkan satu atau beberapa field kunci, sehingga menarik perhatian pemakai pada catatan tertentu.

• Mengelompokkan Perkecualian Bersama-sama

Laporan dapat dirancang sehingga manajer dapat mencari perkecualian pada area-area tertentu.

• Menunjukkan Varians dari Normal

Kegiatan actual dibandingkan dengan rencana kegiatan dan perbedaannya ditampilkan sebagai varians.

Pembuatan Model Matematika

Jenis kedua perangkat lunak SIM berbentuk model matematika. Model adalah penyederhanaan dari sesuatu; model menggambarkan fenomena suatu obyek atau suatu kegiatan. Fenomena itu disebut entitas. Jika model menggambarkan perusahaan , perusahaan itu adalah entitasnya. Jika model menggambarkan fluktuasi volume penjualan, volume penjualan adalah entitasnya. Model matematika dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi pengaruh waktu, tingkat keyakinan , dan kemam[puan mencapai optimisasi.

• Model Statis atau Dinamis

Model static tidak menyertakan variable. Model ini berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu, seperti suatu foto. Model yang menyertakan waktu sebagai variable adalah model dinamis. Model ini menggambarkan entitas dari waktu ke waktu, sperti suatu film.

• Model Probabilistik atau Deterministik

Probabilita adalah peluang terjadinya sesuatu. Model yang mencakup probabilita disebut model probabilistic. Model yang sebaliknya adalah, model deterministic.

• Model Optimisasi atau Suboptimisasi

Model optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternative. Model suboptimisasi sering disebut satisfying model, memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan dan model; akan memproyeksikan hasilnya.

Simulasi

Tindakan menggunakan model disebut simulasi. Simulasi memperkirakan dampak dari keputusan pemecahan masalah.Tahapan-tahapan dalam simulasi :

1. Merujuk pada kegiatan yang menggunakan model

2. Skenario Model: Kondisi yang mempengaruhi simulasi
3. Elemen-elemen data skenario: elemen-elemen data yang mempengaruhi skenario

4. Variabel Keputusan: Nilai input dari manajer untuk

5. mengukur dampaknya pada entitas

6. Teknik Simulasi: Model optimisasi hanya sekali, 

7. model suboptimisasi dilakukan berulang-ulang

8. Format Output Simulasi: Menyertakan elemen

9. skenario dan variabel keputusan

 

Keuntungan dan Kerugian Pembuatan Model

Manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut: 1. Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar, dimana pada setiap proyek model dipelajari sesuatu yang baru mengeenai sistem fisik

2. Kecepatan proses simulasi dapat mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat, dimana dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk bebrapa bulan, kuartal, atau tahun

3. Model menyediakan daya prediksi – suatu pandangan ke masa depan – yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain  
4. Model lebih murah daripada metode trial and error; dimana proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu maupun perangkat lunak dan keras yang diperlukan untuk simulasi, tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan keputusan yang buruk.

Adapun kerugian utama yang mengimbangi pembuatan model adalah:

1. Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan mengahasilkan suatu model yang tidak menangkap semua pengaruh pada entitas. Misalnya, dalam model yang baru dijelaskan, seseorang dalam perusahaan harus memperkirakan nilai-nilai dari elemen-elemen data skenario. Ini berarti bahwa pertimbangan yang menyeluruh sangat diperlukan dalam menerapkan keputusan yang didasarkan pada simulasi
2. Diperlukan keahlian matematika tingkat tinggi, untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks, keahlian itu juga diperlukan untuk menafsirkan output secara tepat.

Untuk mengatasi kerugian tersebut, dilakukan perubahan dengan mengkombinasikan peralatan pembuatan model yang lebih memudahkan pemakai dan manajer yang lebih mengerti informasi dan komputer. Disamping itu peningkatan keahlian matematika mutlak dilakukan untuk mampu mengimbangi model yang semakin rumit.

SIM Dan Pertimbangan Faktor Manusia

Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan faktor manusia (human factors consideration)

Rasa Takut Sebagai Dasar Pertimbangan Manusia

Para pegawai dari perusahaan yang memasang sistem pengolahan data pertama mengalami rasa takut. Mereka takut bahwa komputer akan membuta mereka diberhentikan, dan dibeberapa perusahaan itu memang terjadi. Namun, bahkan diperusahaan yang manajemennya tidak berniat mengantikan orang dengan komputer, para pegawainya masih tidak percaya dan khawatir.

➔ Bagaimana Pegawai Mengungkapkan Rasa Takut Mereka

Tanggapan terbaik para pegawai adalah mengungkapkan secara terbuka ketakutan mereka kepada manajemen. Namun, sering para pekerja menyimpan ketakutan mereka dan diam-diam menyabot sistem.

➔ Bagaimana Manajer Mengungkapkan Rasa Takut Mereka

Para manajer juga memiliki ketakutan sendiri. Kadang-kadang manajer di sutau rae fungsional tidak ingin berbagi informasi dengan yang lain. Alasannya adalah mereka telah bersusah payah mengumpulkan informasi dan seharusnya dapat mengendalikan penggunaannya—data itu milik mereka.

➔ Program Untuk Mengurangi Rasa Takut Dan Dampaknya

Rasa takut di pihak pegawai dan manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

1.Menggunkan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement)

2.Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan.

3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialis informasi dan manajemen.

4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.

Menempatkan SIM dalam Perspektif

Sim merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya menyediakan informasi bagi manajemen karena itu dinamakan system informasi manajemen. Selain melayani lebih banyak orang daripada manajer perusahaan , SIM mulai diidentifikasikan dengan komputasi bisnis secara umum. Sekarang anda dapat mengunjungi perusahaan dan menemukan departemen SIM dan wakil presiden SIM. Anda dapat mengunjungi sekolah bisnis dan fakultas ilmu computer dan menemukan professor SIM dan jurusan SIM. Istilah SIM mungkin menikmati masa jayanya selama tahun 1960-an ketika konsep tersebut pertama kali muncul. Sejak saat itu istilah tersebut paling sering diungkapkan dalam bentuk subsistem-subsistem oraganisasi, sperti system informasi eksekutif dan system informasi pemasaran. Perusahaan terus berusaha mengembangkan dan memperbaiki subsistem-subsistem ini.

SIM dan Pemecahan Masalah

SIM dan subsistem-subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam dua cara dasar :

• Sumber Daya Informasi Seorganisasi

SIM dalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan computer bagi para manajer.SIM menentukan tingkat pencapaian di area lain – DSS, kantor virtual dan system berbasis pengetahuan.

• Identifikasi dan pemahaman masalah

Ide utama di balik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengaklir ke manajer. Manajer menggunakan SIM terutama untuk menandai masalah atau mendekati masalah, kemudian memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.

Kelemahan utama SIM adalah tidak terarah pada kebutuhan khusus dari pemecah masalah perorangan. Konsep system pendukung keputusan diciptakan sebagai respons atas kebutuhan tersebut, dan kita akan mengalihkan perhatian kita pada subsistem CBIS itu.

Walau grafik computer menaik secara intuitif , penelitian menunjukkan bahwa grafik tidak selalu mengungguliu tampilan table dalam segala keadaan.Secra umum grafik paling baik untuk membuat analisis yang sederhana, dan sejumlah grafik tertentu lebih baik dari yang lain, tergantung pada tugasnya.Pengaruh-pengaruh perilaku yang dapat mempengaruhio proyek computer atau system operasional merupakan contoh dari factor pertimbangan manusia. Faktor yang mendasarinya adalah rasa takut mereka bahawa computer akan memberikan dampak buruk bagi pihak pegawai dan manajer.

SIM merupakan suatu komitmen seorganisasi untuk sumberdaya informasi berkualitas.SIM sangat berharga dalam mengidentifikasi masalah dan membantu manajer memahaminya sehingga masalah tersebut dapat dipecahkan.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Part 8)

PENGOLAHAN DATA

Pengolahan Data (DP) adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan transaksi makin banyak digunakan untuk menggambarkan pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis

Tugas Pengolahan Data :

1. Pengumpulan Data

Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2. Manipulasi Data, meliputi :

a. Pengklasifikasian

Elemen – elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang computer, Kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai), departemen pegawai ( nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).

b.Pengurutan (sorting)

Catatan – catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.

c.Perhitungan

Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen – elemen data untuk menghasilkan elemen – elemen data tambahan. Dalam system gaji, misalnya, upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

d. Pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata – rata , dan seterusnya.

3. Penyimpanan Data,

Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari; di perusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Sebagian besar data dalam database adalah akuntansi.

4. Penyiapan Dokumen, SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik didalam dan diluar perusahaan. Output pada SIA dipicu oleh dua hal :

a. Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.

b. Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang telah disiapkan setiap hari Jumat.

Contoh Sistem pengolahan data / Sistem Informasi Akuntansi pada sistem pemasaran:

"Sistem Distribusi" Sistem Distribusi memiliki 3 SubSistem utama, yaitu:

1. SubSistem pesanan pelanggan: Subsistem yang menangani order dari pelanggan.

-Pemasukan Pesanan       

Edit data pesanan

Menghitung pemeriksaan kredit

Log pemesanan

Menandai pesanan yang telah dipenuhi

-Persediaan

Memeriksa saldo persediaan

Memeriksa titik pemesanan kembali

Menambahkan jenis barang yang diterima

Menyediakan data buku besar

-Penagihan

Mendapatkan data pelanggan

Menyipkan Faktur

-Piutang Dagang

Menambah piutang baru & menghapus piutang yang telah dibayar

Menyediakan data buku besar

2. SubSistem pemesanan stok tambahan: Subsistem yang menangani perubahan dalam sediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan kembali.

-Pembelian

Memilih pemasok

Mendapat komitmen lisan

Menyiapkan pesanan pembelian

Menutup pesanan pembelian

-Penerimaan

Proses penerimaan

Memberitahukan system lain

-Hutang dagang

Membuat cacatan hutang pada pemasok

Membayar pada pemasok

Meghapus hutang yang telah dibayar

Menyediakan data buku besar

3. SubSistem proses buku besar

Subsistem ini mengkonsolidasikan data dari sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan-pernyataan dan laporan bisnis yang bersifat periodik.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan Informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi juga dapat diartikan sebagai kumpulan kegiata-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan Informasi keuangan dan Informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal maupun eksternal perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Gambar diatas adalah suatu model SIA. Elemen input, transformasi dan output dari sistem fisisk perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan,lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan.

Arus informasi kelingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu – satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing.

KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ada Beberapa Karakteristik SIA  Yakni :

1. Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang – undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen – elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang sahamdan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manjamen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.

2. Berpegang pada prosedur yg relatif standar.Peraturan dan praktek yang diterima menentukancara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.

3. Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data dan menjelaskan kegiatan perusahaan secra rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit. Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.

4. Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok digunakan.

5. Menyediakan informasi pemecahan masalah. SIA menghailkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

PERAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PEMECAHAN MASALAH

Karena pengolahan data ditandai oleh volume data yang lebih besar dibandingkan informasi, maka tampaknya SIA dapat memberi sedikit kontribusi pada pemecahan masalah. Hal ini menyesatkan, karena ada dua alasan. Pertama,  SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak. Kedua, dan yang lebih penting , SIA menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain terutama SIM dan DSS, dan sedikit bagi system berbasis pengetahuan.

Pengolahan data merupakan dasar bagi system – system pemecahan masalah yang lain. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan computer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan SIA yang baik.

Sistem informasi akuntansi merupakan bagian fundamental dalam pendidikan akuntansi. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan perubahan lingkungan bisnis, seorang akuntan dituntut untuk memiliki pengetahuan solid tentang tiga konsep, yaitu ;

(a) penggunaan informasi dalam proses pembuatan keputusan (decision making) ;

(b) sifat, perancangan, penggunaan, implementasi sebuah sistem informasi akuntansi ;

(c) pelaporan akuntansi keuangan.

Dari ketiga konsep diatas,sistem informasi akuntansi memiliki peran dalam hal :

a. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

b. Meningkatkan efisiensi dalam pengolahan informasi akuntansi

c. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

d. Meningkatkan sharing knowledge

e. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

f.  Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu

Pengembangan Bisnis/Strategi & Solusi Teknologi Informasi ( Part 7 )

7.1 DASAR PERENCANAAN

Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.

Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.

Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. 

Menurut O’Brien (2005), peran strategis sistem informasi dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.

Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren bisnis di masa depan. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis. Disamping itu, sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.

Dari sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen, tetapi juga dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi di bidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada di perusahaan. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumberdaya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan.

Sistem informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut.

1.Minimize Risk

Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.

2.Reduce Cost

Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem informasi, yakni eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.

3.Added Value

Teknologi informasi dapat menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.

4.Create New Realities

Pesatnya teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty, e-customer, dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

7.2 TANTANGAN IMPLEMENTASI

Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :

1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.

2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.

3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan.

Alasan mengapa sistem informasi menjadi tantangan manajemen adalah karena keamanan sistem informasi memerlukan sumber organisasi dan manajemen seperti bermacam teknologi. Menyusun kerangka yang baik untuk keamanan dan kontrol meminta keahlian dalam mengimbangi risiko, reward, dan kapabilitas operasional perusahaan. Ada banyak teknologi alternatif untuk membantu perusahaan mencapai keamanan dan kontrol, namun dalam disiplin organisasi diminta untuk menggunakan teknologi-teknologi yang tersedia secara efektif. Yaitu mendesain sistem baik diluar kontrol maupun di bawah kontrol, artinya kontrol yang efektif tapi tidak mengecilkan otoritas individu dari menggunakan suatu sistem masih sulit untuk dirancang.

Bentuk-bentuk tantangan manajemen adalah sebagai berikut :

1.   Tantangan investasi sistem informasi

Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa perusahaan mereka benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka keluarkan untuk sistem informasi.

2. Tantangan stratejik bisnis

- Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk bekerja.

- Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuan organisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.

- Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang asli, dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain ulang. Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan (manajer), membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja yang kadaluwarsa, mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya tidak efisien.

3. Tantangan globalisasi

- Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi global memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di berbagai negara yang berbeda.

- Untuk membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harus membangun standar global hardware, software dan komunikasi, menciptakan akuntansi dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.

4. Tantangan infrastruktur teknologi informasi

- Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi yang kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi strategi dan pelaksanaan bisnisnya.

- Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.

5. Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan.

- Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka juga menciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubungan dengan komputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.

- Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yang sensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.

Solusi

Salah satu hal yang harus jelas: keamanan dan kendali harus menjadi suatu prioritas yang lebih tegas dan investasi akan sistem informasi lebih ditekankan secara keseluruhan pada proses perencanaan organisasi. Mengkoordinasi dan merencanakan keamanan perusahaan secara keseluruhan dalam perencanaan bisnis menunjukkan bahwa keamanan itu sama pentingnya bagi kesuksesan dari bisnis seperti semua fungsi bisnis yang lain. Dukungan dan komitmen dari manajemen puncak diperlukan untuk menunjukkan bahwa keamanan adalah prioritas dari perusahaan dan penting bagi semua aspek dari bisnis tersebut.

Keamanan dan kendali tidak pernah menjadi prioritas utama, kecuali jika ada kesadaran akan pentingnya keamanan dari perusahaan

7.3 Mengembangkan Sistem Bisnis

Pengembangan Sistem Informasi (SI)
Ketika pendekatan sistem untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut pengembangan sistem informasi (information systems development) atau pengembangan aplikasi ( application development). Bagian ini akan menunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengembangkan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem e-business yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).

Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem (system approach) untuk penyelesaian masalah menggunakan orientasi sistem untuk merumuskan masalah dan peluang serta mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan memformulasikan solusi melibatkan aktivitas yang saling berhubungan di bawah ini :

1.      Kenali dan rumuskan masalah atau peluang dengan menggunakan pemikiran sistem

2.      Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem.

3.      Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan anda.

4.      Desain solusi sistem yang dipilih.

5.      Implementasikan dan evaluasi kesuksessan sistem yang telah didesain.

Siklus Pengembangan Sistem

Menggunakan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem informasi dapat dipandang sebagai proses multilangkah yang disebut siklus pengembangan sistem informasi (information systems development cycle), yang juga dikenal sebagai siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle - SDLC). Ada tiap langkah dalam proses ini yang mencakup langkah :

1.      Investigasi

2.      Analisis 

3.      Desain

4.      Implementasi

5.      pemeliharaan

Pembuatan Prototipe
Proses pengembangan sistem sering kali mengambil format, atau mencakup pendekatan pembuatan prototipe. Pembuatan prototipe (prototyping)adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja, atau prototipe, dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif dan berulang-ulang yang bisa digunakan oleh ahli SI dan praktisi bisnis. Pembuatan prototipe membuat proses pengembangan lebih cepat dan lebih mudah, khususnya untuk proyek di mana persyaratan pemakai akhir sulit dirumuskan. Karena itulah, pembuatan prototipe terkadang disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application design – RAD). Pembuatan prototipe juga membuka proses pengembangan aplikasi untuk pemakai akhir karena pembuatan prototipe menyederhanakan dan mempercepat desain sistem. Jadi, pembuatan prototipe telah memperluas peran pemilik kepentingan bisnis yang dipengaruhi oleh sistem yang diusulkan, dan memungkinkan untuk mempercepat proses pengembangan yang lebih tanggap, yang disebut juga pengembangan sistem yang lincah (agile systems development – ASD).

Pembuatan prototipe dapat digunakan untuk aplikasi besar dan aplikasi kecil. Umumnya, sistem bisnis besar masih perlu menggunakan pendekatan pengembangan sistem tradisional, tetapi sebagian sistem tersebut sering kali dapat dibuatkan prototipenya. Prototipe aplikasi bisnis yang diperlukan oleh pemakai akhir dikembangkan secar cepat dengan menggunakan berbagai alat software pengembangan aplikasi. Kemudian sistem prototipe tersebut diperbaiki berkali-kali hingga dapat diterima.

Memulai Proses Pengembangan Sistem

Tahap investigasi sistem merupakan langkah pertama dalam proses pengembangan sistem. Tahap inidapat melibatkan pertimbangan proposal yang dihasilkan dari proses perencanaan bisnis/ IT. Tahap investigasi juga termasuk studi awal solusi sistem informasi yang diusulkan untuk memenuhi prioritas bisnis perusahaan dan peluang seperti yang diidentifikasi proses perencanaan.

Analisis Sistem

Jika ingin mengembangkan aplikasi baru secepatnya atau dilibatkan dalam poyek jangka panjang, perlu melakukan beberapa aktivitas dasar analisis sistem. Analisis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. Analisis sistem secara tradisional melibatkan studi yang rinci mengenai :

1.Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir seperti diri sendiri

2.Aktivitas, sumber daya, dan produk dari satu atau lebih sistem informasi yang saat ini digunakan.

3.Kemampuan sistem informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan pemilik kepentingan bisnis lainnya yang mungkin menggunakan sistem ini.

Analisis Organisasional

Analisis organisasional merupakan langkah pertama yang penting dilakukan dalam analisis sistem. Anggota tim pengembangan harus mengetahui tentang organisasinya, struktur manajemennya, orang-orangnya, aktivitas bisnisnya, sistem lingkungan yang terkait, dan sistem informasi baru. Anggota tim harus mengetahui informasi ini secara lebih rinci untuk unit bisnis tertentu atau kelompok kerja pemakai akhir yang akan terpengaruh oleh sistem informasi yang baru atau yang lebih baik yang diusulkan.

Analisis Sistem yang Ada

Sebelum mendesain sistem baru, perlu mempelajari sistem yang akan ditingkatkan atau diganti (jika ada). Juga diperlukan menganalisis bagaimana sistem ini menggunakan hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia untuk mengubah sumber data, sepert data tansaksi ke produk transaksi ke produk informasi, seperti laporan dan tampilan. Kemudian mendokumentasi bagaimana aktivitas sistem informasi input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian dilaksanakan.

Analisis Persyaratan Fungsional

Langkah analisis sistem ini adalah satu dari yang paling sulit dalam menentukan kebutuhan informasi bisnis khusus. Misalnya :

1.Pertama perlu menentukan jenis informasi apa yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas bisnis (bagaimana formatnya, volumenya, dan frekuensinya serta waktu responsnya). 

2.Kedua, harus mencoba menentukan kemampuan pemrosesan informasi yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas sistem (input, pemrosesan, penyimpanan, output, pengendalian) untuk memenuhi kebutuhan informasi.

3.Harus mencoba mengembangkan persyaratan fungsional. Persyaratan fungsional merupakan persyaratan informasi pemakai akhir yang tidak berkaitan dengan hardware, software, jaringan, data, dan sumber daya manusia yang saat ini digunakan oleh pemakai akhir atau akan digunakan dalam sistem yang baru.

Desain Sistem
Analisis sistem mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Desain sistem menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan tersebut. Desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem.

- Desain Interface Pemakai

Desain interface pemakai merupakan komponen sistem yang terdekat dengan pemakai alhir bisnis, dan hal yang paling dapat membantu desain. Aktifitas desain interface pemakai berfokus pada dukungan interaksi antara pemakai akhir dan aplikasi berbasis komputer. Para perancang memfokuskan pada bentuk desain yang menarik dan efisien dari input dan output pemakai, seperti halaman Web intranet dan internet yang mudah digunakan.

-Spesifikasi Sistem

Spesifikasi sistem memformulasikan desain metode interface pemakai dan produk aplikasi, struktur database, serta pemrosesan dan prosedur pengendalian.

Pengembangan Pemakai Akhir

Pada pengemabangan pemakai akhir (end user development), praktisi SI memainkan peran sebagai konsultan, sementara anda melakukan pengembangan aplikasi anda sendiri. Kadang – kadang staf dari konsultan pemakai dan pemakai akhir lainnya siap membantu anda dalam usaha pengembangan aplikasi anda. Bantuan ini mungkin termasuk pelatihan penggunaan paket aplikasi, pemilihan hardware dan software, dampingan untuk mendapat akses ke database organisasi dan ada dampingan dalam menganalisis, mendesain, dan mengimplementasikan aplikasi bisnis TI yang dibutuhkan.

Melakukan Pengembangan Pemakai Akhir 

Dalam pengembangan pemakai akhir, anda dan praktisi bisnis lainnya dapat mengembangkan cara baru atau cara yang lebih baik untuk melakukan tugas anda tanpa keterlibatan langsung dari ahli SI. Kemampuan pengembangan aplikasi yang dibangun pada berbagai paket software pemakai akhir telah menjadikanya lebih mudah digunakan bagi banyak pemakai untuk mengembangkan solusi berbasis komputer.

7.4 PENGIMPLEMENTASIAN SISTEM BISNIS 

Setelah sistem informasi yang baru dirancang, sistem tersebut harus diimplementasikan sebagai sistem kerja, dan dipelihara agar dapat berjalan dengan baik. Proses implementasi yang akan kita bahas dalam bagian ini adalahkelanjutan dari tahap investigasi, analisis, dan desain siklus pengembangan sistem. Implementasi adalah langkah yang vital dalam pengembangan teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.