Pengembangan Bisnis/Strategi & Solusi Teknologi Informasi ( Part 7 )

7.1 DASAR PERENCANAAN

Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.

Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.

Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. 

Menurut O’Brien (2005), peran strategis sistem informasi dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.

Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren bisnis di masa depan. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis. Disamping itu, sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.

Dari sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen, tetapi juga dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi di bidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada di perusahaan. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumberdaya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan.

Sistem informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut.

1.Minimize Risk

Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.

2.Reduce Cost

Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem informasi, yakni eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.

3.Added Value

Teknologi informasi dapat menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.

4.Create New Realities

Pesatnya teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty, e-customer, dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

7.2 TANTANGAN IMPLEMENTASI

Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :

1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.

2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.

3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan.

Alasan mengapa sistem informasi menjadi tantangan manajemen adalah karena keamanan sistem informasi memerlukan sumber organisasi dan manajemen seperti bermacam teknologi. Menyusun kerangka yang baik untuk keamanan dan kontrol meminta keahlian dalam mengimbangi risiko, reward, dan kapabilitas operasional perusahaan. Ada banyak teknologi alternatif untuk membantu perusahaan mencapai keamanan dan kontrol, namun dalam disiplin organisasi diminta untuk menggunakan teknologi-teknologi yang tersedia secara efektif. Yaitu mendesain sistem baik diluar kontrol maupun di bawah kontrol, artinya kontrol yang efektif tapi tidak mengecilkan otoritas individu dari menggunakan suatu sistem masih sulit untuk dirancang.

Bentuk-bentuk tantangan manajemen adalah sebagai berikut :

1.   Tantangan investasi sistem informasi

Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa perusahaan mereka benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka keluarkan untuk sistem informasi.

2. Tantangan stratejik bisnis

- Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk bekerja.

- Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuan organisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.

- Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang asli, dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain ulang. Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan (manajer), membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja yang kadaluwarsa, mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya tidak efisien.

3. Tantangan globalisasi

- Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi global memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di berbagai negara yang berbeda.

- Untuk membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harus membangun standar global hardware, software dan komunikasi, menciptakan akuntansi dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.

4. Tantangan infrastruktur teknologi informasi

- Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi yang kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi strategi dan pelaksanaan bisnisnya.

- Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.

5. Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan.

- Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka juga menciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubungan dengan komputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.

- Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yang sensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.

Solusi

Salah satu hal yang harus jelas: keamanan dan kendali harus menjadi suatu prioritas yang lebih tegas dan investasi akan sistem informasi lebih ditekankan secara keseluruhan pada proses perencanaan organisasi. Mengkoordinasi dan merencanakan keamanan perusahaan secara keseluruhan dalam perencanaan bisnis menunjukkan bahwa keamanan itu sama pentingnya bagi kesuksesan dari bisnis seperti semua fungsi bisnis yang lain. Dukungan dan komitmen dari manajemen puncak diperlukan untuk menunjukkan bahwa keamanan adalah prioritas dari perusahaan dan penting bagi semua aspek dari bisnis tersebut.

Keamanan dan kendali tidak pernah menjadi prioritas utama, kecuali jika ada kesadaran akan pentingnya keamanan dari perusahaan

7.3 Mengembangkan Sistem Bisnis

Pengembangan Sistem Informasi (SI)
Ketika pendekatan sistem untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut pengembangan sistem informasi (information systems development) atau pengembangan aplikasi ( application development). Bagian ini akan menunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengembangkan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem e-business yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).

Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem (system approach) untuk penyelesaian masalah menggunakan orientasi sistem untuk merumuskan masalah dan peluang serta mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan memformulasikan solusi melibatkan aktivitas yang saling berhubungan di bawah ini :

1.      Kenali dan rumuskan masalah atau peluang dengan menggunakan pemikiran sistem

2.      Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem.

3.      Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan anda.

4.      Desain solusi sistem yang dipilih.

5.      Implementasikan dan evaluasi kesuksessan sistem yang telah didesain.

Siklus Pengembangan Sistem

Menggunakan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem informasi dapat dipandang sebagai proses multilangkah yang disebut siklus pengembangan sistem informasi (information systems development cycle), yang juga dikenal sebagai siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle - SDLC). Ada tiap langkah dalam proses ini yang mencakup langkah :

1.      Investigasi

2.      Analisis 

3.      Desain

4.      Implementasi

5.      pemeliharaan

Pembuatan Prototipe
Proses pengembangan sistem sering kali mengambil format, atau mencakup pendekatan pembuatan prototipe. Pembuatan prototipe (prototyping)adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja, atau prototipe, dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif dan berulang-ulang yang bisa digunakan oleh ahli SI dan praktisi bisnis. Pembuatan prototipe membuat proses pengembangan lebih cepat dan lebih mudah, khususnya untuk proyek di mana persyaratan pemakai akhir sulit dirumuskan. Karena itulah, pembuatan prototipe terkadang disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application design – RAD). Pembuatan prototipe juga membuka proses pengembangan aplikasi untuk pemakai akhir karena pembuatan prototipe menyederhanakan dan mempercepat desain sistem. Jadi, pembuatan prototipe telah memperluas peran pemilik kepentingan bisnis yang dipengaruhi oleh sistem yang diusulkan, dan memungkinkan untuk mempercepat proses pengembangan yang lebih tanggap, yang disebut juga pengembangan sistem yang lincah (agile systems development – ASD).

Pembuatan prototipe dapat digunakan untuk aplikasi besar dan aplikasi kecil. Umumnya, sistem bisnis besar masih perlu menggunakan pendekatan pengembangan sistem tradisional, tetapi sebagian sistem tersebut sering kali dapat dibuatkan prototipenya. Prototipe aplikasi bisnis yang diperlukan oleh pemakai akhir dikembangkan secar cepat dengan menggunakan berbagai alat software pengembangan aplikasi. Kemudian sistem prototipe tersebut diperbaiki berkali-kali hingga dapat diterima.

Memulai Proses Pengembangan Sistem

Tahap investigasi sistem merupakan langkah pertama dalam proses pengembangan sistem. Tahap inidapat melibatkan pertimbangan proposal yang dihasilkan dari proses perencanaan bisnis/ IT. Tahap investigasi juga termasuk studi awal solusi sistem informasi yang diusulkan untuk memenuhi prioritas bisnis perusahaan dan peluang seperti yang diidentifikasi proses perencanaan.

Analisis Sistem

Jika ingin mengembangkan aplikasi baru secepatnya atau dilibatkan dalam poyek jangka panjang, perlu melakukan beberapa aktivitas dasar analisis sistem. Analisis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. Analisis sistem secara tradisional melibatkan studi yang rinci mengenai :

1.Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir seperti diri sendiri

2.Aktivitas, sumber daya, dan produk dari satu atau lebih sistem informasi yang saat ini digunakan.

3.Kemampuan sistem informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan pemilik kepentingan bisnis lainnya yang mungkin menggunakan sistem ini.

Analisis Organisasional

Analisis organisasional merupakan langkah pertama yang penting dilakukan dalam analisis sistem. Anggota tim pengembangan harus mengetahui tentang organisasinya, struktur manajemennya, orang-orangnya, aktivitas bisnisnya, sistem lingkungan yang terkait, dan sistem informasi baru. Anggota tim harus mengetahui informasi ini secara lebih rinci untuk unit bisnis tertentu atau kelompok kerja pemakai akhir yang akan terpengaruh oleh sistem informasi yang baru atau yang lebih baik yang diusulkan.

Analisis Sistem yang Ada

Sebelum mendesain sistem baru, perlu mempelajari sistem yang akan ditingkatkan atau diganti (jika ada). Juga diperlukan menganalisis bagaimana sistem ini menggunakan hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia untuk mengubah sumber data, sepert data tansaksi ke produk transaksi ke produk informasi, seperti laporan dan tampilan. Kemudian mendokumentasi bagaimana aktivitas sistem informasi input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian dilaksanakan.

Analisis Persyaratan Fungsional

Langkah analisis sistem ini adalah satu dari yang paling sulit dalam menentukan kebutuhan informasi bisnis khusus. Misalnya :

1.Pertama perlu menentukan jenis informasi apa yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas bisnis (bagaimana formatnya, volumenya, dan frekuensinya serta waktu responsnya). 

2.Kedua, harus mencoba menentukan kemampuan pemrosesan informasi yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas sistem (input, pemrosesan, penyimpanan, output, pengendalian) untuk memenuhi kebutuhan informasi.

3.Harus mencoba mengembangkan persyaratan fungsional. Persyaratan fungsional merupakan persyaratan informasi pemakai akhir yang tidak berkaitan dengan hardware, software, jaringan, data, dan sumber daya manusia yang saat ini digunakan oleh pemakai akhir atau akan digunakan dalam sistem yang baru.

Desain Sistem
Analisis sistem mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Desain sistem menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan tersebut. Desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem.

- Desain Interface Pemakai

Desain interface pemakai merupakan komponen sistem yang terdekat dengan pemakai alhir bisnis, dan hal yang paling dapat membantu desain. Aktifitas desain interface pemakai berfokus pada dukungan interaksi antara pemakai akhir dan aplikasi berbasis komputer. Para perancang memfokuskan pada bentuk desain yang menarik dan efisien dari input dan output pemakai, seperti halaman Web intranet dan internet yang mudah digunakan.

-Spesifikasi Sistem

Spesifikasi sistem memformulasikan desain metode interface pemakai dan produk aplikasi, struktur database, serta pemrosesan dan prosedur pengendalian.

Pengembangan Pemakai Akhir

Pada pengemabangan pemakai akhir (end user development), praktisi SI memainkan peran sebagai konsultan, sementara anda melakukan pengembangan aplikasi anda sendiri. Kadang – kadang staf dari konsultan pemakai dan pemakai akhir lainnya siap membantu anda dalam usaha pengembangan aplikasi anda. Bantuan ini mungkin termasuk pelatihan penggunaan paket aplikasi, pemilihan hardware dan software, dampingan untuk mendapat akses ke database organisasi dan ada dampingan dalam menganalisis, mendesain, dan mengimplementasikan aplikasi bisnis TI yang dibutuhkan.

Melakukan Pengembangan Pemakai Akhir 

Dalam pengembangan pemakai akhir, anda dan praktisi bisnis lainnya dapat mengembangkan cara baru atau cara yang lebih baik untuk melakukan tugas anda tanpa keterlibatan langsung dari ahli SI. Kemampuan pengembangan aplikasi yang dibangun pada berbagai paket software pemakai akhir telah menjadikanya lebih mudah digunakan bagi banyak pemakai untuk mengembangkan solusi berbasis komputer.

7.4 PENGIMPLEMENTASIAN SISTEM BISNIS 

Setelah sistem informasi yang baru dirancang, sistem tersebut harus diimplementasikan sebagai sistem kerja, dan dipelihara agar dapat berjalan dengan baik. Proses implementasi yang akan kita bahas dalam bagian ini adalahkelanjutan dari tahap investigasi, analisis, dan desain siklus pengembangan sistem. Implementasi adalah langkah yang vital dalam pengembangan teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.