SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Part 8)

PENGOLAHAN DATA

Pengolahan Data (DP) adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan transaksi makin banyak digunakan untuk menggambarkan pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis

Tugas Pengolahan Data :

1. Pengumpulan Data

Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2. Manipulasi Data, meliputi :

a. Pengklasifikasian

Elemen – elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang computer, Kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai), departemen pegawai ( nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).

b.Pengurutan (sorting)

Catatan – catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.

c.Perhitungan

Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen – elemen data untuk menghasilkan elemen – elemen data tambahan. Dalam system gaji, misalnya, upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

d. Pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata – rata , dan seterusnya.

3. Penyimpanan Data,

Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari; di perusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Sebagian besar data dalam database adalah akuntansi.

4. Penyiapan Dokumen, SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik didalam dan diluar perusahaan. Output pada SIA dipicu oleh dua hal :

a. Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.

b. Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang telah disiapkan setiap hari Jumat.

Contoh Sistem pengolahan data / Sistem Informasi Akuntansi pada sistem pemasaran:

"Sistem Distribusi" Sistem Distribusi memiliki 3 SubSistem utama, yaitu:

1. SubSistem pesanan pelanggan: Subsistem yang menangani order dari pelanggan.

-Pemasukan Pesanan       

Edit data pesanan

Menghitung pemeriksaan kredit

Log pemesanan

Menandai pesanan yang telah dipenuhi

-Persediaan

Memeriksa saldo persediaan

Memeriksa titik pemesanan kembali

Menambahkan jenis barang yang diterima

Menyediakan data buku besar

-Penagihan

Mendapatkan data pelanggan

Menyipkan Faktur

-Piutang Dagang

Menambah piutang baru & menghapus piutang yang telah dibayar

Menyediakan data buku besar

2. SubSistem pemesanan stok tambahan: Subsistem yang menangani perubahan dalam sediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan kembali.

-Pembelian

Memilih pemasok

Mendapat komitmen lisan

Menyiapkan pesanan pembelian

Menutup pesanan pembelian

-Penerimaan

Proses penerimaan

Memberitahukan system lain

-Hutang dagang

Membuat cacatan hutang pada pemasok

Membayar pada pemasok

Meghapus hutang yang telah dibayar

Menyediakan data buku besar

3. SubSistem proses buku besar

Subsistem ini mengkonsolidasikan data dari sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan-pernyataan dan laporan bisnis yang bersifat periodik.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan Informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi juga dapat diartikan sebagai kumpulan kegiata-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan Informasi keuangan dan Informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal maupun eksternal perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Gambar diatas adalah suatu model SIA. Elemen input, transformasi dan output dari sistem fisisk perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan,lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan.

Arus informasi kelingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu – satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing.

KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ada Beberapa Karakteristik SIA  Yakni :

1. Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang – undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen – elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang sahamdan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manjamen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.

2. Berpegang pada prosedur yg relatif standar.Peraturan dan praktek yang diterima menentukancara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.

3. Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data dan menjelaskan kegiatan perusahaan secra rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit. Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.

4. Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok digunakan.

5. Menyediakan informasi pemecahan masalah. SIA menghailkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

PERAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PEMECAHAN MASALAH

Karena pengolahan data ditandai oleh volume data yang lebih besar dibandingkan informasi, maka tampaknya SIA dapat memberi sedikit kontribusi pada pemecahan masalah. Hal ini menyesatkan, karena ada dua alasan. Pertama,  SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak. Kedua, dan yang lebih penting , SIA menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain terutama SIM dan DSS, dan sedikit bagi system berbasis pengetahuan.

Pengolahan data merupakan dasar bagi system – system pemecahan masalah yang lain. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan computer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan SIA yang baik.

Sistem informasi akuntansi merupakan bagian fundamental dalam pendidikan akuntansi. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan perubahan lingkungan bisnis, seorang akuntan dituntut untuk memiliki pengetahuan solid tentang tiga konsep, yaitu ;

(a) penggunaan informasi dalam proses pembuatan keputusan (decision making) ;

(b) sifat, perancangan, penggunaan, implementasi sebuah sistem informasi akuntansi ;

(c) pelaporan akuntansi keuangan.

Dari ketiga konsep diatas,sistem informasi akuntansi memiliki peran dalam hal :

a. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

b. Meningkatkan efisiensi dalam pengolahan informasi akuntansi

c. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

d. Meningkatkan sharing knowledge

e. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

f.  Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu