SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (Part 9)

Pendahuluan 

Sistem informasi manajemen adalah salah satu dari lima subsistem utama CBIS. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Suunit dapat didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen.

SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Laporan dan output model dapat disediakan dalam bentuk table atau grafik.Pengaruh perilaku selalu penting bagi kinerja system informasi , tetapi terutama penting bagi system informasi organisasi seperti SIM. Para manajer dan spesialis informasi dapat membuat program yang dirancang untuk mengubah dampak negative dari pengaruh perilaku menjadi hasil yang positif. SIM mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar computer tersedia untuk semua pemecah masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada tempatnya dan berfungsi seperti yang diinginkan , SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain di dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.

Tujuan Umum SIM:

a)Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

b)Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

c)Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Apakah SIM ?

Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu system berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal [perusahaan atau subunit dibawahnya.Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu system utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodic , laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat mereka membuat kepuusan untuk memecahkan masalah.

Model SIM

Definisi di atas dapat digambarkan dengan model SIM. Database berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu , data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodic dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA , SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan. Perhatikan bahwa sejumlah pemecah masalah dapat ada dalam lingkungan perusahaan. Lingkungan menjadi terlihat ketika perusahaan mengikatkan diri dengan organisasi lain seperti pemasok untuk membentuk suatu system informasi antar organisasi (IOS). Dalam hal ini SIM memasok informasi bagi anggota lain dari IOS.

Konsep Subsistem Informasi Organisasi

Sistem – system informasi fungsional ini, atau subset – subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area – area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran system informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan computer ke seluruh operasi pemasaran.

Area manufaktur juga menerima pengolahan computer dan menerapkan tekhnologi itu baik sebagai system informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam system manufaktur fisik. Suatu area fungsional yang mengadopsi sebutan system informasi adalah sumber daya manusia, dan inilah area yang paling banyak mendapat perhatian. Istilah system informasi sumber daya manusia (Human Resources Information System – HRIS) dan Sistem Manajemen  Sumber daya Manusia ( Human Resources Management System – HRMS) sudah umum.

Suatu gejala yang aneh adalah kenyataan bahwa unit jasa informasi tidak menunjukkan minat yang sungguh untuk menerapkan konsep SIM dalam areanya sendiri. Ini ibarat anak pembuat sepatu bertelanjang kaki. CIO dan para manajer jasa informasi lain telah menggunakan informasi yang dihasilkan computer selama bertahun-tahun tetapi sebelum memformalkan penggunanya dalam bentuk system informasi. Satu hal penting lain adalah bahwa system-sistem fungsional bukanlah suatu alternative untuk memiliki SIM perusahaan yang menyeluruh. Akan sukar bagi perusahaan untuk memiliki SIM yang baik jika satu atau beberapa area fungsional tidak berkontribusi. Strategi yang disarankan adalah pertama menerapkan suatu SIM, kemnudian melanjutkan dengan subsistem-subsistem organisasional.

Perangkat Lunak Penulis Laporan

Model SIM memperlihatkan dua jenis perangkat lunak yang menghasilkan informasi penulis laporan dan pembuatan model matematika. Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program – program yang menghasilkan laporan periodic dan khusus. Jika anda mengambil suatu laporan dari meja seorang manajer, anda tidak dapat membedakan apakah itu merupakan laporan [periodic atau khusus. Keduanya dapat tampak sama persis, yang membedakannya adalah cara terpicunya.

• Laporan Periodik : Disiapkan sesuai jadwal tertentu. Contohnya adalah analisis penjualan buolanan menurut pelanggan. Karena laporan – laporan seperti ini dahulu merupakan cirri punchedcard dan keydriven system sebelum era computer, mereka menyediakan semua output informasi dari SIM awal.
• Laporan Khusus : Disiapkan apabila sesuatu luarbiasa terjadi. Contohnya adalah laporan kecelakaan; contoh lain adalah jawaban atas database query. Laporan khusus memiliki cirri kekinian yang biasanya tidak terdapat dalam laporan periodic.

Menyatukan Management by Execption ke dalam laporan

Isi informasi laporan periodic dan khusus dapat ditingkatkan dengan menyatukan konsep management by exception. Konsep ini menjelaskan model umum perusahaan. Dalam model ini pengolah informasi membandingkan kinerja actual dengan standard an memberitahukan manajer jijka kinerja menyimpang dari batas yang dapat diterima. Management by Exception dapat disatukan ke dalam laporan melalui empat cara yakni ;

• Menyiapkan Laporan hanya jika terjadi perkecualian

Ini merupakan tekhnik yang menyatu didalam model system umum, yang tiap entry dari data laporan adalah mengandung perkecualian.

• Menggunakan Urutan Laporan Untuk Menyoroti Perkecualian

Catatan-catatan laporan dapat diurutkan menjadi urutan menaik atau menurun berdasarkan satu atau beberapa field kunci, sehingga menarik perhatian pemakai pada catatan tertentu.

• Mengelompokkan Perkecualian Bersama-sama

Laporan dapat dirancang sehingga manajer dapat mencari perkecualian pada area-area tertentu.

• Menunjukkan Varians dari Normal

Kegiatan actual dibandingkan dengan rencana kegiatan dan perbedaannya ditampilkan sebagai varians.

Pembuatan Model Matematika

Jenis kedua perangkat lunak SIM berbentuk model matematika. Model adalah penyederhanaan dari sesuatu; model menggambarkan fenomena suatu obyek atau suatu kegiatan. Fenomena itu disebut entitas. Jika model menggambarkan perusahaan , perusahaan itu adalah entitasnya. Jika model menggambarkan fluktuasi volume penjualan, volume penjualan adalah entitasnya. Model matematika dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi pengaruh waktu, tingkat keyakinan , dan kemam[puan mencapai optimisasi.

• Model Statis atau Dinamis

Model static tidak menyertakan variable. Model ini berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu, seperti suatu foto. Model yang menyertakan waktu sebagai variable adalah model dinamis. Model ini menggambarkan entitas dari waktu ke waktu, sperti suatu film.

• Model Probabilistik atau Deterministik

Probabilita adalah peluang terjadinya sesuatu. Model yang mencakup probabilita disebut model probabilistic. Model yang sebaliknya adalah, model deterministic.

• Model Optimisasi atau Suboptimisasi

Model optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternative. Model suboptimisasi sering disebut satisfying model, memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan dan model; akan memproyeksikan hasilnya.

Simulasi

Tindakan menggunakan model disebut simulasi. Simulasi memperkirakan dampak dari keputusan pemecahan masalah.Tahapan-tahapan dalam simulasi :

1. Merujuk pada kegiatan yang menggunakan model

2. Skenario Model: Kondisi yang mempengaruhi simulasi
3. Elemen-elemen data skenario: elemen-elemen data yang mempengaruhi skenario

4. Variabel Keputusan: Nilai input dari manajer untuk

5. mengukur dampaknya pada entitas

6. Teknik Simulasi: Model optimisasi hanya sekali, 

7. model suboptimisasi dilakukan berulang-ulang

8. Format Output Simulasi: Menyertakan elemen

9. skenario dan variabel keputusan

 

Keuntungan dan Kerugian Pembuatan Model

Manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut: 1. Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar, dimana pada setiap proyek model dipelajari sesuatu yang baru mengeenai sistem fisik

2. Kecepatan proses simulasi dapat mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat, dimana dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk bebrapa bulan, kuartal, atau tahun

3. Model menyediakan daya prediksi – suatu pandangan ke masa depan – yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain  
4. Model lebih murah daripada metode trial and error; dimana proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu maupun perangkat lunak dan keras yang diperlukan untuk simulasi, tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan keputusan yang buruk.

Adapun kerugian utama yang mengimbangi pembuatan model adalah:

1. Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan mengahasilkan suatu model yang tidak menangkap semua pengaruh pada entitas. Misalnya, dalam model yang baru dijelaskan, seseorang dalam perusahaan harus memperkirakan nilai-nilai dari elemen-elemen data skenario. Ini berarti bahwa pertimbangan yang menyeluruh sangat diperlukan dalam menerapkan keputusan yang didasarkan pada simulasi
2. Diperlukan keahlian matematika tingkat tinggi, untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks, keahlian itu juga diperlukan untuk menafsirkan output secara tepat.

Untuk mengatasi kerugian tersebut, dilakukan perubahan dengan mengkombinasikan peralatan pembuatan model yang lebih memudahkan pemakai dan manajer yang lebih mengerti informasi dan komputer. Disamping itu peningkatan keahlian matematika mutlak dilakukan untuk mampu mengimbangi model yang semakin rumit.

SIM Dan Pertimbangan Faktor Manusia

Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan faktor manusia (human factors consideration)

Rasa Takut Sebagai Dasar Pertimbangan Manusia

Para pegawai dari perusahaan yang memasang sistem pengolahan data pertama mengalami rasa takut. Mereka takut bahwa komputer akan membuta mereka diberhentikan, dan dibeberapa perusahaan itu memang terjadi. Namun, bahkan diperusahaan yang manajemennya tidak berniat mengantikan orang dengan komputer, para pegawainya masih tidak percaya dan khawatir.

➔ Bagaimana Pegawai Mengungkapkan Rasa Takut Mereka

Tanggapan terbaik para pegawai adalah mengungkapkan secara terbuka ketakutan mereka kepada manajemen. Namun, sering para pekerja menyimpan ketakutan mereka dan diam-diam menyabot sistem.

➔ Bagaimana Manajer Mengungkapkan Rasa Takut Mereka

Para manajer juga memiliki ketakutan sendiri. Kadang-kadang manajer di sutau rae fungsional tidak ingin berbagi informasi dengan yang lain. Alasannya adalah mereka telah bersusah payah mengumpulkan informasi dan seharusnya dapat mengendalikan penggunaannya—data itu milik mereka.

➔ Program Untuk Mengurangi Rasa Takut Dan Dampaknya

Rasa takut di pihak pegawai dan manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

1.Menggunkan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement)

2.Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan.

3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialis informasi dan manajemen.

4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.

Menempatkan SIM dalam Perspektif

Sim merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya menyediakan informasi bagi manajemen karena itu dinamakan system informasi manajemen. Selain melayani lebih banyak orang daripada manajer perusahaan , SIM mulai diidentifikasikan dengan komputasi bisnis secara umum. Sekarang anda dapat mengunjungi perusahaan dan menemukan departemen SIM dan wakil presiden SIM. Anda dapat mengunjungi sekolah bisnis dan fakultas ilmu computer dan menemukan professor SIM dan jurusan SIM. Istilah SIM mungkin menikmati masa jayanya selama tahun 1960-an ketika konsep tersebut pertama kali muncul. Sejak saat itu istilah tersebut paling sering diungkapkan dalam bentuk subsistem-subsistem oraganisasi, sperti system informasi eksekutif dan system informasi pemasaran. Perusahaan terus berusaha mengembangkan dan memperbaiki subsistem-subsistem ini.

SIM dan Pemecahan Masalah

SIM dan subsistem-subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam dua cara dasar :

• Sumber Daya Informasi Seorganisasi

SIM dalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan computer bagi para manajer.SIM menentukan tingkat pencapaian di area lain – DSS, kantor virtual dan system berbasis pengetahuan.

• Identifikasi dan pemahaman masalah

Ide utama di balik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengaklir ke manajer. Manajer menggunakan SIM terutama untuk menandai masalah atau mendekati masalah, kemudian memahaminya dengan menentukan lokasi dan penyebabnya.

Kelemahan utama SIM adalah tidak terarah pada kebutuhan khusus dari pemecah masalah perorangan. Konsep system pendukung keputusan diciptakan sebagai respons atas kebutuhan tersebut, dan kita akan mengalihkan perhatian kita pada subsistem CBIS itu.

Walau grafik computer menaik secara intuitif , penelitian menunjukkan bahwa grafik tidak selalu mengungguliu tampilan table dalam segala keadaan.Secra umum grafik paling baik untuk membuat analisis yang sederhana, dan sejumlah grafik tertentu lebih baik dari yang lain, tergantung pada tugasnya.Pengaruh-pengaruh perilaku yang dapat mempengaruhio proyek computer atau system operasional merupakan contoh dari factor pertimbangan manusia. Faktor yang mendasarinya adalah rasa takut mereka bahawa computer akan memberikan dampak buruk bagi pihak pegawai dan manajer.

SIM merupakan suatu komitmen seorganisasi untuk sumberdaya informasi berkualitas.SIM sangat berharga dalam mengidentifikasi masalah dan membantu manajer memahaminya sehingga masalah tersebut dapat dipecahkan.