SISTEM INFOMASI EKSEKUTIF

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (Part 10)

10.1 Apa yang Dilakukan Eksekutif

Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirerarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.

Selain itu kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori manajemen : Henri Fayol , Henry Mintzberg , John Kotter.

·         Fungsi – fungsi Manajemen Fayol

Henri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama merencanakan , mengorganisasikan , menyusun staf , mengarahkan dan mengendalikan.  Yang diyakini secara luas adalah bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif , sementara fungsi – fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat – tingkat yang lebih rendah.

·         Peran – Peran Manajerial Mintzberg

Henry meyakini bahwa semua manajer melakukan semua peran , tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.Salah satu peran keputusan adalah perunding (negotiator). Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran – peran keputusan. Mereka berkonsentrasi membuat perbaikan – perbaikan jangka panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi kepada manajer tingkat bawah.

·         Agenda dan Jaringan Kantor

Profesor John P. Kotter dari Harvard meyakini bahwa para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga tahap. Pertama , mereka menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai perusahaan.Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam limaatau sepuluh tahun dari sekarang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini. Kedua, eksekutif membangun jaringan. Ini bukanlah jaringan computer tetapi hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut. Ketiga , eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehinggapara anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

10.2 Bagaimana Eksekutif Berpikir

Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran mereka.

·         Apa yang dipikirkan Eksekutif

Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.

·         Proses Berpikir saat memecahkan Masalah

Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif memang membuat keputusan rasional,  tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

10.3 Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

 Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan computer.

·         Penelitian Mintzberg

Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

·         Penelitian Jones dan MCLeod

Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif.

10.4 Saran – Saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif

Orang pasti merasakan bahwa computer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah – langkah untuk meningkatkan peran computer dalam system informasi mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen –komponen nonkomputer. Suatu program lima langkah untuk mencapai tujuan. Diiktisarkan dibawah ini :

·         Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk.

Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab penelitian  Jones dan MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.

·         Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.

Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut.

·         Memanfaatkan Peluang.

Jika sepotong informasi yang baik datang , eksekutif harus meraihnya.

·         Menyesuaikan Sistem pada perorangan.

Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.

·         Memanfaatkan Tekhnologi.

Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya.

10.5 Sistem Informasi Eksekutif berbasis Komputer

 Sistem informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system ) ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa system itu meliputi computer.

·         Model EIS

Konfigurasi  EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder , kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

10.6 Keputusan penerapan EIS

Untuk memutuskan apakah akan diterapkan EIS berbasis computer atau tidak perusahaaan perlu membuat tiga keputusan :

a.Perlu mengembangkan EIS ?
Jika tidak, eksekutif akan mengandalkan system yang ada
Jika ya , maka ekskutif akan menyusun rencana dan tujuan dalam pengembangan dari system yang ada ( ini tergantung pada masing masing perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi )

b. Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai
Jika ada, gunakan perangkat lunak tersebut
Jika tidak ada, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah menambah efisiensi jika di lakukan penambahan perangakat lunak.

c. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai ?
Jika ya, maka perangkat lnak dibeli
Jika tidak, staf spesialisasi informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS sendiri .

10.7 Faktor –Faktor Penentu Keberhasilan EIS

a. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen. Eksekutif tngkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan.

b. Sponsor operasi. Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan.

c.  Staf jasa informasi yang sesuai. Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.

d. Teknologi Informasi yang sesuai. Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

e. Manajemen data. Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.

f. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis. Sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis
g.  Manajemen atas penolakan organisasi . Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

h.  Manajemen atas penyebaran dan evolusi system. Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali

10.8 Kecenderungan EIS Masa Depan

·         Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum

Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer menanjak ke jenjang eksekutif. Sebagian dari eksekutif baru ini akan tertarik pada perangkat lunak EIS siap pakai. Sebagian lagi akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.

·         Terdapat Kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah

Tingakt penerapan di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Perangkat lunak produktivitas perorangan mungkin bukan alternative yang cocok. Alternatif yang paling menarik untuk perusahaan kecil adalah perangkat lunak EIS siap pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan perangkat lunak itu harus mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan makin banyaknya pemasok yang memasoki pasar.

·         SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini

Dibandingkan aplikasi lain, lebih banyak usaha yang dilakukan agar pemakai menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer tingkatan yang lebih rendah.

·         Eksekutif akan menjaga computer dalam Perspektif

Kecenderungannya yang jelas mengarah pada peningkatan penggunaan computer di tingkat eksekutif, tetapi tidak seorangpun yang memperkirakan bahwa computer akan menjadi sumber daya informasi paling penting. Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, dan situasi ini perlu berlanjut. Namun para eksekutif sadar bahwa computer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan computer ke dalam system informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.